こんにちは!Kentarouです!
いきなりですが、次のようなお悩みはございませんか?
業務効率化に取り組みたい!でも、何から始めたら良いのかわからない・・・
業務効率化に取り組んでいるがイマイチ効果が実感できていない・・・
業務効率化を推進したい!しかし、従業員がついてこない・・・
この記事では、業務効率化に取り組む前に理解しておきたいポイント、業務効率化に成功するために必要なことを紹介します。
業務効率化とは?
業務効率化とは?
そもそも、業務効率化とは何をすることなのでしょうか?
流行りのITツールを導入して業務を効率化すること?
いいえ、違います!
ITツールを導入しても業務効率化するとは限りません。それどころか、ITツールをうまく使えず生産性が下がる恐れがあります。
では、業務効率化とは何をすることなのでしょうか?
その答えは、3つの『M』を取り除くことです。
3つのMとは?
業務効率を悪くする原因は3つのMがあるからです。それが、「ムリ」「ムダ」「ムラ」の3つです。
この3つのMを「見つけ出す」。そして、「取り除く」ことが業務効率化なのです。
業務効率化を成功するために必要なこと
業務効率化を成功させるためには、質の高いMを見つけ出し取り除く必要があります。ここで言う「質」とは、M (ムリ・ムダ・ムラ) を取り除いたときの業務効率化に寄与する大きさのことです。
ITツールの導入だけでは業務効率化しない原因は次の3つです。
・Mを取り除けていない
・Mは取り除けているが質の悪いMを取り除いている
・取り除いたMよりも新たに発生したMの大きさのほうが大きい
ITツールは業務効率化するための道具でしかありません。まず、質の高いMを見極めるようにしましょう!!
業務効率化の3つのメリット
業務効率化が実現することで得られるメリットは大きく3つあります。メリットを知ることで業務効率化する目的を明確にすることができます。
メリット1 生産性アップ・コスト削減による利益率上昇
業務効率化をすることで作業時間が短縮されます。これにより従業員一人あたり売上高向上、人件費や水道光熱費の経費削減をすることが可能です。
メリット2 労働時間の短縮により主要業務や新事業進出に集中できる
業務効率化をすることで生産性の低い仕事における労働時間が短縮されます。これにより生産性が高い仕事や専門性が高い業務に集中することができます。
メリット3 利益率アップで給与・福利厚生が向上し従業員満足度上昇
前述したメリット1により会社の利益率がアップすることで、従業員一人ひとりの給与や会社の福利厚生が向上します。給与・福利厚生の向上により従業員満足度が上昇し、人材の定着やモチベーション・生産性向上が期待できます。
業務効率化が進まない3つの理由
業務効率化はメリットを理解していても、業務効率化が進まない会社は多々あります。
業務効率化を実現するためには業務効率化が進まない理由を知る必要があります。
ここでは、業務効率化が進まない3つの理由を紹介いたします。
理由1 具体的な目標や目的が設定されていない
業務効率化を単なるスローガンとしているだけで、具体的な目標や目的が設定されていない会社が多々あります。具体的な目標がなければ効率化方法や業務改善策を練ることができません。
業務効率化を進めるためには、明確な目標や目的を設定すると良いでしょう。目標が数値化されていると進捗度が見える化されるため業務効率化がより一層進みやすくなります。
理由2 担当者の業務作業量が多すぎる
業務効率化の必要性を感じている担当者でも、現行業務の作業量が多すぎて、改善する余裕がないことがあります。業務効率化は仕事の片手間でできるほど簡単なものではありません。
業務効率化を進めるためには、担当者の業務効率化に取り組める時間を捻出する必要があります。
理由3 特定の個人・担当による属人化
属人化、または作業や業務の抱え込みによって業務効率化が進まなくなることがあります。業務担当者に業務内容や作業時間を聞くと、「そんなに難しい仕事ではない」「業務効率化するほど時間はかかっていない」というような回答をされてしまい一向に前に進みません。
業務効率化を進めるためには、根気強く業務内容や作業時間のヒアリングを行う必要があります。
業務効率化を進める強い信念を熱く訴えかけることが重要です。
まとめ
前編では「01:業務効率化」 「02:業務効率化の3つのメリット」「 03:業務効率化が進まない3つの理由」をご紹介しました。
業務効率化はやみくもに実践しても成功しません。業務効率化とはなにか、業務効率化のメリット、業務効率化が進まない理由を正しく理解し戦略的に進めていきましょう!
後編では「04:7つのステップで進める業務効率化」「05:業務効率化に最適なITツール」をご紹介します。
それでは、また!