こんにちは！Kentarouです！
中小企業の業務効率化 (前編) では「01：業務効率化」 「02：業務効率化の３つのメリット」「 03：業務効率化が進まない３つの理由」を紹介しました。
後編では「04：7つのステップで進める業務効率化」「05：業務効率化に最適なITツール」をご紹介します。
7つのステップで進める業務効率化
ステップ1 業務効率化する目的を設定する
業務効率化において、まず初めにすべきことは目的の設定です。業務効率化に限らず、何事も目的を設定しなければ失敗してしまいます。また、目的が明確でなければ従業員の協力を得ることは難しいです。なぜ、業務効率化をしなければいけないのか、どんなメリットがあるのか、を考え目的を設定しましょう。
ステップ2 業務効率化推進責任者を決める
業務効率化推進責任者を決めることで業務効率化を円滑に進めることができます。ただし、業務担当者を業務効率化推進責任者にすることは避けたほうが良いでしょう。『中小企業の業務効率化 (前編) 』でも紹介しましたが、今実際に業務を行なっている人が兼任で業務の効率化を行おうとすると、通常業務に忙殺され業務効率化が後回しになる傾向があります。
ステップ3 現状把握と業務の可視化
業務効率化とはムリ・ムダ・ムラ (3M) を見つけ出し取り除くことです。3Mを見つけ出すことにおいて「現状把握と業務の可視化」は必要不可欠です。業務一覧と業務フローを作成し、各業務の作業時間や担当者、業務の流れ (フロー) を可視化させます。この際に現状の問題や課題も洗い出していきましょう。
ステップ4 無駄な業務の排除
業務効率化の中で最も重要なことが「業務をやめること」です。[3.現状把握と業務の可視化]をする際に各業務の目的や意義を明確にすることで無駄な業務を見つけることができるでしょう。
ステップ5 効率化を図る業務を選択
業務効率化で成果を出すためには効率化する業務の優先順位付けが重要です。大幅に作業時間がかかっている業務や後続業務の遅延原因となっている業務などから優先的に手を付けることで、効率化の効果が見えやすくなります。一度に全ての業務を効率化しようせず、範囲を絞って短い期間で「検討→実施→改善」(step6,step7)を繰り返すと良いでしょう。
ステップ6 新しい方法の検討と実施
効率化すべき業務が決まったら、次はどうのように効率化するかを検討する段階です。効率化する方法は業務によってさまざまですが、現行業務と比べて作業時間が短縮している、または業務が簡略化・単純化している必要があります。具体期には、最適な業務フローを作成し、現行の業務フローと比較すると良いでしょう。最適な業務フローが完成したら、あとは実施スケジュールを計画し実施していきます。
ステップ7 検証と評価、さらなる改善策の立案
業務効率化は「実施して終わり」ではないです。検証期間でどれぐらいの成果があったかを評価します。もし、想定よりも成果が出ていないのであれば原因を追求し、改善していきましょう。このように、短い期間で「検討→実施→改善」(step6,step7)を繰り返すことで業務はみるみるスリム化していきます。
業務効率化に最適なITツール
中小企業の業務効率化 (前編) で「ITツールを導入しても業務効率化するとは限りません。」と言いましたが、業務フローとIT ツールがうまく適合することで業務効率化はとてつもないスピードで進みます。今回は、業務効率化に最適なITツールの組み合わせをまとめてみました。各ITツールの説明、組み合わせ方法は次回のブログ「中小企業の業務効率化 (ITツール紹介編)」で紹介します。
まとめ
後編では「04：7つのステップで進める業務効率化」「05：業務効率化に最適なITツール」をご紹介しました。
7つのステップで進める業務効率化を実践することで多くの企業が業務の効率化に成功しています。重要なのは、なんとなく業務効率化を始めるのではなく戦略的に進めること、短い期間で「検討→実施→改善」を繰り返すことです。
近日中に「中小企業の業務効率化 (ITツール紹介編)」の記事を投稿しますので、是非そちらも見て頂けますと幸いです。
それでは、また！
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