【Notion】マニア以外閲覧禁止！2021決定版 | IT企業のプロジェクト管理方法を紹介（Notionテンプレート公開）

はじめに

業務でプロジェクトをすすめる上で必要なツールの１つとしてプロジェクト管理ツールがあります。世の中にはたくさんこれらの類のツールがあり、自分たちのユースケースにあった最適なものを探す必要があります。その中でもNotionはカスタマイズ製が高く、自分たちに合わせて作り込めるので、CrenaではNotionをプロジェクト管理ツールとして採用しています。

↓Notionがわからない方はこちらの記事で紹介していますので読んでみてください。

今回は私達のプロジェクト管理方法の遍歴を紹介します。必要なものを増やし、不要なものを減らしながら、たどり着いたページ構成ですので、IT会社の我々に最適にフィットしたものになっています。プロジェクト管理方法に悩んでいる方や、どんなツールを使えばわからないと思っている方の参考になれば幸いです。

↓2022年度版も公開中！

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Notionは、マニュアル&ナレッジ管理ツールではない？！

弊社ではNotionフル活用しております！
［活用例］
・顧客管理
・プロジェクト進捗管理
・タスク管理
・工数管理
・マニュアル・ナレッジ管理
など

一部機能をブログで紹介していますので、ぜひ見てみてください！https://t.co/01Cmd0B5bX

— 株式会社Crena (@create_new_air) December 2, 2021

 

Crenaのプロジェクト管理方法の遍歴

2020/6 – 2020/12

Crenaは去年の６月に起業しスタートしました。はじめは年間を通して進めていく大きなスケジュールはスプレッドシートを使い、細々としているタスクにはTrelloをつかって管理していました。始まったばかりでまだ世の中のツールのことも広くはわからない頃でしたので、とりあえずカンバン形式で見やすい有名どころのTrelloにしたのが採用のきっかけです。

基本的には一つのボードに一つのプロジェクトを管理する形で作っていました。それぞれのプロジェクトボードにはNew、ToDo、Doing、Check、Done、Pendingの６つのリストがありタスクの進行度合いにあわせて移動させるスタイルです。正直これでも全然タスク管理もできていましたが、メモが書きづらいという不満がありました。Trelloでもマークダウン記法が使えるのでそれなりにきれいには書けるのですが、システム開発においては詳細な仕様のやりとりをするため、自然と文章量が多くなる傾向があります。短い文章であればTrelloのような簡易的な見栄え変更でも十分なのですが、文章量が多いとマクロに全体像を捉えた上で必要な箇所をみていくので、概要を捉えやすいメモが必要でした。また、UI等のデザインイメージを伝えるときにTrelloでは画像添付ができますが、文章とともに画像を埋め込みたいと思うときが多々ありました。

2021/1 – 2021/04

今年の上旬辺りからTrelloでのプロジェクト管理からNotionに移行しました。Trelloと違い、色や記法などドキュメント記述がリッチなので、キレイにメモを残しやすくなりました。

トップページの構成は以下のように配置しています。

• スケジュール
  もともとスプレッドシートで管理していたスケジュールをNotionで一元管理できるように変更しました。
• プロジェクト
  大きく会社としての全般的なプロジェクトと、特定顧客のための専用プロジェクトをそれぞれページとして配置しています。それぞれのページのしたにはタスク管理のデータベースを配置していました。（これはのちの改善点になります。）
• 顧客
  顧客管理のページをデータベース形式で配置しています。
• Googleカレンダー
  Googleカレンダーのリンクを貼り付けしてNotion上で見れるようにしています。NotionへGoogleカレンダーを貼り付けるやり方は以下のサイトを参考にしてください。
  
  

  One moment, please...

2021/4 – 現在

今年のゴールデンウィークに新しく刷新したページです。データベースの名称の決め方や、ページ構成は以下のサイトを参考にリメイクしました。

トップページの構成は以下のように配置しています。すべてデータベース形式でページを作成しています。

• プロジェクト
  • Projects
    プロジェクト管理
  • Systems
    開発したシステムを管理
  • Requirements
    要件管理
  • Problem Reports
    障害管理
  • Manuals
    マニュアル管理
  • Presentations
    発表資料管理
  • Meeting Notes
    議事録管理
  • Project Shortcut
    Projectsデータベースのページへのショートカット
• タスク
  • Tasks
    タスク管理
  • Action Items
    ミーティングで発生したやることリスト（アクションアイテム）を管理
• メンバー
  • Members
    メンバー情報
• クライアント
  • Clients
    顧客管理
• ブログ・SNS
  • Blogs
    ブログ投稿管理
• ドキュメント
  • Account Memos
    共有利用しているパスワードやアカウントの管理
• イベント
  • Events
    ミーティングや訪問などのスケジュール管理

プロジェクト管理ページ紹介

プロジェクト

Projects

プロジェクトを登録するデータベースです。新しくプロジェクトが開始するときはまずはここでプロジェクトを登録してからキックオフします。プロジェクトのページには関連するドキュメントのリンクとTasksデータベースを見えるようにしています。プロジェクトページで登場するデータベースにはプロジェクトでフィルタをかけて、対象のプロジェクトのみの情報が表示されるようにしています。

 

Systems

開発したシステムを管理するデータベースです。コードネーム、製品名称、リリース情報などシステムの情報をここで管理します。

Requirements

開発の機能要件を管理するデータベースです。要件はシステム、タスク、障害票とRelationで関連付けされています。新たに機能要件追加されるとここに新規要件追加し、要件定義、基本設計、詳細設計、実装、テストの業務タスクを作成しています。要件ページでは、要件情報を記載できるようにしています。要件定義から次フェーズへの基本設計、詳細設計担当者も機能のイメージがしやすいように機能の概要だけでなく、背景を描くようにしています。

Problem Reports

テストで見つかった障害を管理するためのデータベースです。あとから溜まった障害に対して障害の傾向分析ができるようなプロパティをつけています。障害票ページでは発行情報、回答情報、確認情報の３つのブロックに分けています。発行情報には開発者がみてわかりやすいように手順と結果を書きます。また障害を発行した意図が開発者にスムーズに伝達できるようにシステムに対する期待値を書くようにしています。テスト担当者は意外とシステムに対して求める期待をわからないまま障害表を発行しがちなところがあります。それを防ぐ意味でも期待値をいれることは双方にとって重要なことなので入力するようにしています。

Manuals

業務を行う上で共有しておきたい手順はここでマニュアル管理しています。

Presentations

プレゼン発表資料を管理するデータベースです。社内のミーティングで使用する資料はなるべく時間をかけず、スピード重視で作りたいのでみんなNotionで作成しています。

Meeting Notes

ミーティングの議事録を管理するデータベースです。ミーティングには関連するイベントとRelationで紐付けしています。

 

タスク

Tasks

タスク管理のデータベースです。タスクにはProject のRelationをプロパティとして用意することでそれぞれのプロジェクトのページでのタスクのみを閲覧できるようにしています。

Action Items

ミーティングで発生したやることリスト（アクションアイテム）を管理します。完了したらチェックをつけます。進捗定例で前回のミーティングで出たアクションアイテムを確認し、作業漏れがないようにしています。

イベント

Events

ミーティングや訪問などのスケジュール管理しています。ホームにカレンダーのビューで見えるようにして、チェックしやすいようにしています。

テンプレート配布について

ここで紹介したプロジェクト管理を皆さんにも使えるようにテンプレートとして配布しています。

ダウンロード方法

以下のURLを押して、右上のDuplicateボタンで自分の環境にコピーしてください。

ダウンロード

おわりに

Notionのプロジェクト管理を導入してから約1年立ちますが、今のところはこの方法を継続して行こうと思っています。初めの導入が若干ハードルが高いツールではありますが、フレームとなるページさえできてしまえば入力していくだけで済むので意外と導入もスムーズにできます。私達のテンプレートをそのまま使ってもよいですし、自分たち用にアレンジして使用してもらうのも良いと思うので是非使ってみてください。また声が上がれば同じような形でやってみようと思うのでフォームからメッセージお待ちしています。