| 坂井市社会福祉協議会様 |
 |
| 業務内容：地域福祉活動支援・福祉サービスの利用支援・在宅福祉サービス など 利用用途：日報アプリのテーブルデータを一括転送して解析・選択肢絞り込みで住所入力をサポート など 従業員数：130名 kintone利用ユーザー数：35名 利用部署：総務課、地域福祉課 kintone歴：3年（2022年に導入） |
社会福祉法人 坂井市社会福祉協議会（以下、坂井市社協）は、福井県の坂井市で活動を行う社会福祉団体です。
「住民と共に地域の課題解決に取り組む」ことを基本理念に、一人ひとりの価値観を大切にした具体的な支援を行っています。
さて、そんな同法人では、以前まで「データ管理の煩雑化」「専用ソフトの限界」「アナログ業務の非効率」などの課題に悩まされてきました。
ですが、同法人では「kintone」、そして「Crena Plugin」の導入によって、課題の解決と効率化の実現に成功します。
今回の導入事例では、
- 過去にどのような課題が具体的に発生していたのか？
- なぜ「Crena Plugin」の導入を決定したのか？
- 「Crena Plugin」を導入してどのような効果があったのか？
という点について、坂井市社協の水上さんに詳しくお話を伺いしたいと思います。
顧客課題
kintone導入前の課題
kintone導入以前、同法人では主に以下の3つの課題を抱えていました。
[1] データ管理の煩雑化
以前まで、名簿管理、データ管理、日報管理などがExcelやWordといったファイル形式で混在していました。
そのため、Excelファイルが非常に多くなりすぎてしまい、どれが正しいデータであるかが把握できなくなることがありました。また、ファイルを共有サーバーで管理していましたが、誰かがファイルを開いていると、他の人がそのファイルを処理できないという問題がありました。
更に加えて、共有サーバー上では、誤ってファイルごと削除されてしまうというトラブルも発生していました。
以上の状況により、データの蓄積や、それに基づくアウトプット分析が十分に行えていませんでした。
[2] 専用ソフトの限界
以前まで、総務や地域支援部門では、日常生活自立支援事業（金銭管理を行う事業）など特定の事業において専用のソフトを使用していました。この専用ソフトは利用者管理、請求管理、実績管理などに使用されていましたが、カスタマイズが必要になった際に手間がかかり、業者との連携も難しいという問題がありました。
また、ソフトはその用途にしか使えず汎用性に欠けており、さらに、導入費用やランニングコストがかなり高額でした。
[3] アナログ業務の非効率
- 会計支払い依頼業務
以前まで、会計部門に支払いをお願いする情報（支払い伝票作成のための情報）の伝達を紙で行っていました。紙の伝達は4つの拠点間で持ち運びにより行われており、紙が届くまでにタイムラグが生じていました。
伝票には上長の押印が必要で、回覧に時間がかかり、支払いまでに遅延が発生することもありました。
- 日報集計業務
また、ワーカーの業務日報は、ワーカーごとに個別のExcelファイルで管理されていました。そのため、集計担当者が全てのエクセルファイルを開いて、コピー＆ペーストを行う必要があり、非常に手間がかかっていました。
こうした状況の中、水上さんは「福祉×IT」を掲げてDX支援を行う合同会社HUGKUMIのサポートのもと、災害支援などでも実績のあるkintoneの導入を決断されました。
| 水上さん「『もっとデータを有効活用したい』『業務を効率化したい』と考えていたところ、他の社協さん（社会福祉協議会）がkintoneの導入を行っていることを知りました。詳しく調べていくと『これは使える！』と思いましたね。あと、災害支援でもkintoneは活躍していたので、平時でもkintoneを使いこなせていると、有事の際にもブリッジがかけられると思いました。そして、以前から交流があったHUGKUMIの長井さんらにご相談させてもらうことになりました」 |
kintoneの導入へ
そして、同法人では、kintoneの導入によって、大幅な業務改善を実現しました。具体的には
- データの信頼性向上と一元管理の実現
Excelファイルが増えすぎて何が正しいデータか分からなくなるという課題が解消されました。
名簿管理やデータ管理などがExcelやWordで混在していた状態から、kintone上で一元管理できるようになりました。 - 共有サーバーの問題解決
共有サーバー上で誰かがファイルを開いていると他の人が処理できないという問題が解消されました。
また、ファイルごと誤って削除されてしまうリスクがなくなりました。 - コスト削減と柔軟性の確保
kintoneは専用ソフトに比べて安価なため、導入費用やランニングコストが高額だった専用ソフトの利用に伴うコストを削減できました。
また、カスタマイズが困難で特定の用途にしか使えなかった専用ソフトの代わりに、柔軟に回収・活用できるシステム基盤を得ました - 会計支払い依頼業務の効率化
今まで4つの拠点間で紙の持ち運びや上長による押印のための回覧が必要で時間がかかっていた会計支払い依頼を、kintone上でスムーズに処理できるようになりました。 - ペーパーレス化の促進
紙を印刷して共有し、ハンコをもらうといった作業を止めるよう業務を改善しており、紙の削減につながっています。
が挙げられます。
kintone導入後の課題
ですが、kintoneの運用を深めるにつれて、「標準機能だけでは解決できない課題」が浮き彫りになってきました。
[1] テーブルデータの分析に対応していない
kintoneでは、アプリのレコードをグラフや表にしてデータ分析を行うことはできますが、各レコードのテーブルに入力されたデータを分析することはできません。
同法人では、日報をレコード内のテーブルに入力してもらっていたのですが、この仕様のせいで日報データの解析が難しくなっていました。手動で再入力を行ったり、1つ1つのレコードを開いて転送を行ったりするのは現実的ではありません。
[2] アプリのユーザビリティの悪さ
kintoneのアプリを日常的に利用していると、使いにくかったり、入力ミスが発生してしまったりする場面が現れてきました。
例えば
- 坂井市は4つの町が合併しているため行政区が多く、ドロップダウンから正しい住所を選ぶのが大変
- 入力する項目が多いと、アプリが縦長になってしまい、どこに目的のフィールドがあるのか分からない
- 標準機能では「誤入力の場合は保存不可」などの設定ができないので、入力ミスが発生してしまっていた
などが挙げられます。
「Crena Plugin」の導入へ
これらの課題を抱える中、水上さんはHUGKUMIから「Crena Plugin」の紹介を受けて、導入を決定します。
導入の理由について、水上さんは以下のように語ってくださりました。
| 水上さん「kintoneって標準機能だけだと、微妙に使いづらくて困ってしまうときが多かったんですよね。そんなとき、HUGKUMIさんから『こんなプラグインあるよ！』と紹介していただいたんです。Crenaさんはプラグインをセットで利用することができ、かゆいところに手が届くプラグインが取り揃えられていた点が魅力的でした。『アプリ間のデータ連携ができていない』『Excelの延長上のような使い方しかできていない』という課題があったので、その辺も解決できそうだなと考えて導入を決定しました」 |
それでは、実際の導入効果を見ていきましょう。
導入効果
[1] テーブルデータ一括転送プラグインで日報テーブルデータを解析可能に
（※ 画像は事例紹介用に作成した架空のデータです）
| テーブルデータ一括転送プラグイン ⇨ テーブルの行ごとにアプリのレコードを一括作成するプラグインです。 |
同法人では、日報アプリにテーブルデータ一括転送プラグインを導入。日報アプリに入力されたテーブルデータを、集計・分析用のアプリにワンクリックでまとめて分解・転送できるようになりました。
これにより、複雑な行政報告に必要な詳細な集計（相談支援、事務作業、電話など業務内訳ごとの件数）や多角的な分析が可能に。
[2] 選択肢絞り込みプラグインで複雑な住所入力をサポート
（※ 画像は事例紹介用に作成した架空のデータです）
| 選択肢絞り込みプラグイン ⇨ 条件に一致する選択肢を絞り込んで表示することができるプラグインです。 |
同法人では、相談アプリに選択肢絞り込みプラグインを導入。
坂井市は4つの町が合併しているため行政区が多く、ドロップダウンから正しい住所を選ぶのが大変という課題がありました。ですが、選択肢絞り込みプラグインの導入によって、町を選ぶとその配下の行政区のみが表示されるようになり、入力の手間の軽減に成功しました。
[3] タブ表示＆入力制御プラグインでユーザビリティの向上
（※ 画像は事例紹介用に作成した架空のデータです）
| タブ表示プラグイン ⇨ フィールドをカテゴリごとにタブで切り替えて表示できるプラグインです。 |
（※ 画像は事例紹介用に作成した架空のデータです）
| 入力制御プラグイン ⇨ 入力に対して重複や必須項目の不足、登録条件のチェックができるプラグインです。 |
フィールドをカテゴリごとにタブ分けできる「タブ表示プラグイン」や、入力ミスを自動的に防ぐ「入力制御プラグイン」を活用し、職員が快適に入力できるkintone環境を整えました。
まとめ＆今後の展望
坂井市社会福祉協議会では、「kintone」と「Crena Plugin」の導入によって、劇的な業務効率化を実現しました。
| 水上さん「トータルでかなり作業が楽になりました。あと強く実感しているのは『紙』が劇的に減ったということですね。会計業務やアンケートなど、事あるごとに紙を印刷していたのですが、それが無くなりました」 |
さらに同法人では、Crena Plugin以外にも、kintone連携サービスを活用して
- 外部からの情報収集の効率化
外部連携サービスの活用により、地域の方々からの情報収集（アンケートや事業の申し込み）、および活動計画の意見集約を行う際に、紙やExcelへの転記作業が不要になり、入力の手間が大幅に削減されました - 地域資源の可視化と情報公開
kintoneに蓄積した地域資源のリスト情報を、外部連携サービスを使って外部公開し、地域の人が自分で必要な資源を探せるようにしました
などの業務改革を実現したことを聞かせていただくことができました。
また、今後の展望としては
- 相談者データベースの整備とデータ分析の深化
- ICT推進体制の強化と人材育成
- 他システム連携と情報発信基盤の整備
といった、更なるデータベース活用とDX化を検討されているそうです。
坂井市社会福祉協議会様のさらなる発展を心よりお祈りしております。ご協力いただきありがとうございました。