【Notion】2021年10月新機能 | データベースのグループ化・サブグループ化を早速使って見たら神機能でした

はじめに

Notion 日本語化で対応で盛り上がっている中、最近ひっそりとアップデートされた機能「グループ化・サブグループ化」を知っている人はまだあまりいないと思います。今回はこの「グループ化・サブグループ化」について話したいと思います。

Twitterでも軽くつぶやいてみましたが、今回は記事にしてみましたのでぜひ読んでみてください。

Notion新機能のGroupを使うとデータベースを分けて表示できます。カテゴリごとに集計するのに便利な機能なので、工数管理に取り入れてみるとすごく使いやすいです！
来週あたりにブログで記事も投稿します。 pic.twitter.com/gUKRdCSMQz

— 株式会社Crena (@create_new_air) October 21, 2021

Notion をまだ使ってみたことがない方や、使ってみてもまだよくわからないと思っているかたは初心者向けにこちらの記事を書いているので読んでみてください。

2021.04.11

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グループ化とは？

グループ化はデータベース特有の機能として2021年10月19日のv2.13アップデートで更新された新機能です。

グループ化を使用することで好きなプロパティごとに分割してデータベースを表示できるようになりした。データベースを分けて表示させることで大量に表示されている情報を分けて表示できるようになるので視覚的にかなり見やすくなります。（Notion公式サイトより画像引用しています）

またテーブルビューの集計機能ではデータベースを分けることでカテゴリごとの集計がしやすくなりました。今までだと分けて表示することができなかったので、毎回フィルターを使って集計する必要がありましたが、グループ化のおかげでフィルターが不要になりました。

サブグループ化とは？

サブグループ化はデータベースのボードビュー特有の機能です。ボードビューにはもともと分割して表示できるグループ化の機能がついています。今回のアップデートで好きなプロパティごとにボードを分割して作成できるようになりました。プロジェクトごとにボードを分割して表示させることができるようになったので１ページで複数のプロジェクトのタスクを見やすく配置できるようになりました。プロジェクトはトグルで折りたたみもできるので、タスクが多く縦に表示が長いテーブルを非表示にすることもできます。

数値・日付でのグループ化

日付プロパティを選択した場合は、年、月、週、日、相対日付（過去30日間と月単位で分割のように自動で分割）で、分割することができます。

数値プロパティを選択した場合は、グループ化対象範囲とグループ化単位を選択することでグループ分割できます。

以下の例では本の値段ごとに「0から1000」、「1000から2000」のように1000ずつ分割され、別々のテーブルで表示されます。

使ってみた実例

タスク管理

先程サブテーブルの紹介時に登場しましたが、タスク管理に使用するのが最も効果を発揮できると思います。今までだとプロジェクトごとに表示させることができなかったので、フィルターを使って絞り込みをかけるしかできなかったので、各プロジェクトページの中にタスクのリンクドデータベースを作って、フィルタをかけて表示させていました。

グループ化で一つのデータベースから分割して表示できるようになったので、ページ遷移がなくなり使いやすくなりました。ミーティングで毎回画面遷移して他のプロジェクトをみたりすることがなくなるので快適になりました。

工数管理

最近Crenaでは工数管理にNotion を使い始めました。グループ化でプロジェクトごとに別々の集計ができるようになるので、それぞれのプロジェクトにかかる工数を表示させることができます。

おわりに

日本語化は使ったことがない新規ユーザーにとっては最高のアップデートだと思いますが、この「グループ化・サブグループ化」は今までNotion を使ってきたヘビーユーザーにとっては待ち望んでいた最高のアップデートだと思います。みなさんも是非グループ化、サブグループ化を使ってみてください。