こんにちは、株式会社Crenaです！
この記事では、当社の「ルックアッププラグイン」を紹介したいと思います。
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こんな方にオススメ ・レコードを複製したり、アクションを実行した際に、ルックアップの値を自動更新させたい |
上記のような、お悩み・ご要望をお持ちの方は、ぜひ最後までチェックしてみてください！
kintoneのルックアップ機能
まず、おさらいですが、kintoneには「ルックアップ」という機能が搭載されています。
これは、他のアプリに登録されている情報を参照して、データを取得（コピー）することができる機能のことになります。
例えば、サンプルアプリパック「営業支援パック」の場合、「顧客管理アプリ」の顧客情報を参照すれば、「案件管理アプリ」や「活動記録アプリ」で、顧客情報を入力する手間を省くことができます。
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「顧客管理アプリ」のデータを「案件情報アプリ」で取得。これがルックアップ機能です。
そして、ルックアップ機能には、「元データが更新された場合でも、過去に取得したデータは更新されない」という特徴があります。
例えば、「顧客管理アプリ」で、ある取引先の担当者を「Aさん」から「Bさん」に変更したとき、以前に「案件情報アプリ」で取得した「担当者：Aさん」の情報は変更されません。
とはいえ、これは真っ当な設定であるでしょう。
以前の担当者はAさんだったのですから、過去の案件まで新しい担当者のBさんに書き換わってしまったら、それは困ったことになります。
 「顧客管理アプリ」で担当者を変更しても… |
 「案件情報アプリ」で過去にルックアップした情報はそのままです |
しかし、その一方で、ちょっと面倒なこともあります。
それは、「古い情報が記入されているレコードをコピーしたり、そこからアプリアクションを行うと、そのまま古い情報がコピーされてしまう」というです。
実際の例を見てみましょう。
先ほどに引き続き、「顧客管理アプリ」で、ある取引先の担当者を「Aさん」→「Bさん」に変更したとします。
そして、「案件管理アプリ」で、その取引先の新たな案件（担当者：Bさん）を作成するため、過去の案件（担当者：Aさん）をコピーして使用しようと考えました。
しかし、そのような場合、元の「顧客管理アプリ」のデータに「担当者：Bさん」と登録されていても、それは適用されずに、コピー元の古いデータ（担当者：Aさん）がそのままコピーされてしまうのです。
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「顧客管理アプリ」のデータに「担当者：Ｂさん」と登録されていても、コピー元の古いデータ（担当者：Aさん）がそのままコピーされてしまう
また、これはアプリアクション機能でも、同じことが言えます。
例えば、「案件管理アプリ」から「活動履歴アプリ」に、活動履歴を登録する（アプリアクションする）とき、ここでも案件管理アプリの古いデータがコピーされてしまいます。
   「顧客情報アプリ」で「担当者：Bさん」となっていても、転記されるのは古いデータ（担当者：Aさん）になってしまう |
このとき［取得］を再びクリックすれば、データを更新することもできるのですが、それだと手間がかかったり、押し忘れのミスが発生する場合が考えられます。
そこで、このような問題を解決するためにご紹介したいのが、当社のルックアッププラグインになります！
前置きが長くなってしまいましたが、次のセクションから詳しく機能を見ていきましょう。
【機能①】ルックアップ自動取得
それでは、さっそく先ほどの「営業支援パック」にルックアッププラグインを導入してみましょう。
これまで同様に、元の「顧客管理アプリ」では、担当者がAさんからBさんに変更されたものとします。
 before：プラグインなし |
プラグインなしですと、先ほど解説したように、「顧客管理アプリ」のデータは自動で反映されないのですが…。
 after：ルックアッププラグイン導入 |
ルックアッププラグインを導入することで、自動で反映が行われるようになりました！
また、アプリアクション機能でも、同様に自動更新を行うことができます。
 before：プラグインなし |
 after：ルックアッププラグイン導入 |
これで効率化を推し進め、ミスを減らすことが可能になります。
そして、更に！ ルックアッププラグインには他にも2つの機能があります！
これらの機能も、合わせて紹介させていただきたいと思います。
【機能②】拡張ルックアップ
ルックアップ機能で「困ったあるある」なのが、参照先のレコードが増えすぎると、目的のレコードを探すのが大変ということです。
しかし、ルックアッププラグインの「拡張ルックアップ機能」を用いれば、企業名や案件名で検索ができたり、プランや確度で絞り込み表示を行うことができます！
多くの顧客や案件を管理している企業様にとっては、とても実用的な機能なのではないでしょうか。
また、検索・絞り込み表示の初期値を設定をしたり…。
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参照先と参照元でフィールド値が一致するものを絞り込んで表示させたり…。
「顧客管理アプリ」からルックアップした「担当者名」と一致するものだけ、「案件管理アプリ」のルックアップ取得画面に表示するように、設定することができました！ |
参照先のテーブルの情報を取得して、参照元にコピーすることも可能となっております。
 ① 「案件情報アプリ」のプロジェクトメンバーテーブル |
 ② ルックアッププラグインでテーブルコピーを設定 |
 ③ 「活動履歴アプリ」のテーブルに、そのままテーブルをコピーすることができました！ |
【機能③】ルックアップ元追加
例えば、新たに顧客情報と案件情報を登録したい場合、それぞれ別のアプリを開いて1つずつ登録していくのが普通です。
しかし、ルックアッププラグインの「ルックアップ元追加機能」を用いれば、ルックアップ先アプリから、ルックアップ元アプリにレコードを追加することができるようになります！
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ルックアッププラグインで設定を行えば…
これで、まとめて情報を登録することが可能です。
「この機能があれば便利なのになあ～」と思っていた方は意外と多いのではないでしょうか？
ルックアッププラグインの活用事例はこちらから！
以下のページでは、ルックアッププラグインの具体的な活用事例をご紹介しております。
ぜひ、併せてご確認ください！
まとめ
それでは、ルックアッププラグインの機能をまとめてみます。
| ① | ルックアップ自動取得機能
→ レコードを複製したり、アクションを実行した際に、ルックアップの値を自動更新させることができる |
| ② | 拡張ルックアップ機能
→ ルックアップで取得したデータを、絞り込み・検索表示することができる → 検索・絞り込み表示の初期値を設定することができる → 参照先と参照元でフィールド値が一致するものを絞り込んで表示させることができる → 参照先のテーブル情報を取得して、参照元のテーブルにコピーすることができる |
| ③ | ルックアップ元追加機能
→ ルックアップ先アプリから、ルックアップ元アプリにレコードを追加することができる |
このように、1つのプラグインでルックアップ機能を一気に使いやすく・効率化してくれるのが、ルックアッププラグインの嬉しいポイントです。
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