【プログラム知識不要】kintoneで構築したプロジェクト管理システムのご紹介

こんにちは！Kentarouです！

2021/9/11 に「会計事務所DX化のシステム設計図」に関する下記ツイートをしたところ、反響が思いのほかありましたので、ブログにすることにしました！！

システム設計図を「営業支援 (SFA)」、「販売管理」、「プロジェクト管理」の３つのセクションに分けて紹介してきます。

今回は、「プロジェクト管理」の部分を紹介します。

#マジカチ が会計事務所のDX化を促進する！と思えるような内容でした。

Notionやkintone、zapierの話が聞けるとは夢にも思わなかったです！

クラウドで会計事務所のDX化をガンガン進めていきたいですね。

弊社が業務設計した某会計事務所のシステム図です。
参考になれば幸いです。#freee pic.twitter.com/NcGB9doAkm

— 株式会社Crena (@create_new_air) September 11, 2021

プロジェクト管理システムの全体像

Crenaでは、kintoneとkintoneに連携可能なSaaSサービスを駆使してプロジェクト管理システムを構築しております。

受注

取引先から品物や仕事の注文を受け、kintoneに登録していきます。
詳細は、ブログをご覧ください。

プロジェクト登録

受注内容をもとにプロジェクト情報をkintoneに登録します。プラグインを使えばプロジェクトの日程をガントチャートで確認することができます。弊社では無料プラグインの「ガントチャートプラグイン」や「日程・工程・稼働表作成プラグイン」を利用することが多いです。

実行予算策定

全体を網羅する基本予算とは別に案件ごとの実行予算を作成することで、把握が難しい案件ごとの収支の管理に活用でき、赤字や損失回避に役立てることが可能です。

要員計画

案件を遂行する際に必要となる人数（人員）と予想される工数をkintoneに登録します。要員計画を策定することで、「どの案件に何人必要か」が明確になります。それにより、企業にとって最大の経営資源である「人材」を最適な案件に配置することができます。

外注計画

自社だけでは技術的、工数的に対応することができない場合は外注（アウトソーシング）する必要があります。外注をする際は、必要となる人数（人員）と予想される工数、発注金額をkintoneに登録します。

経費計画

案件を遂行する際に必要となる経費を登録します。

プロジェクト遂行

様々な工程、作業プロセスが存在するプロジェクトにおいて、工数・進捗管理は必要不可欠です。プロジェクトに紐付いた業務の工数や、進捗状況を可視化することでプロジェクトを成功に導くことができます。

工数登録

従業員一人ひとりが各プロジェクトの各業務に費やした作業時間を登録します。工数が予定よりかかりすぎている場合には、従業員へヒアリングを行うことで原因の追求・改善が可能になります。

進捗登録

各プロジェクトの進捗状況をを登録します。作業計画に対し、実際の進捗状況に遅れが発生していないかを把握することで問題や課題の把握、解決策を講じることができます。

実績収集

各プロジェクトの売上・仕入実績を登録することで、経営状況を可視化します。プロジェクト計画に対して不採算が発生しているものがないか早急に把握し、軌道修正するために必要となります。

売上登録

プロジェクト毎に売上先・売上内容・金額等の情報を登録します。プロジェクト計画に対して金額にずれがないか、ずれている原因はなにかを分析することができるようになります。

登録した売上をfreee会計にAPI連携することで、重複入力を防止することも可能です。

仕入登録

プロジェクト毎に仕入先・仕入内容・金額等の情報を登録します。プロジェクト計画に対して金額にずれがないか、ずれている原因はなにかを分析することができるようになります。登録した仕入をfreee会計にAPI連携することで、重複入力を防止することも可能です。

経費登録

経費登録はkintoneではなくfreee会計で登録します。freee会計で経費申請をする理由は大きく次の２つです。

• スキャナやスマートフォンから証憑をアップロードすることで、OCRの画像解析機能により、画像データから取引内容が自動で推測され、手入力の手間を省くことができる。
• 申請された経費精算が給与明細に反映させることができる。

freee会計の経費申請を詳しく知りたい方は下記動画をご覧ください。

freee会計から登録した経費をkintoneにAPI連携することで、経費の重複入力を防止することも可能です。

予実分析

予算に対する実績の達成状況などを把握し、順調に経営目標を達成できそうか、もしくは軌道修正が必要なのかを確認します。

予実分析

kintoneのグラフ機能を使えば分析に必要なレポートを作成することができます。ただし、kintoneの標準機能では複数のアプリからグラフを作成したり、複数のグラフを1画面に表示することはできません。

そこで、使えるプラグインが「krewDashboard」です。これを使えば豊富なチャートとピボットテーブルでkintoneアプリのデータを可視化することが可能です。

最後に

今回は、kintoneとkintoneに連携可能なSaaSサービスを駆使して構築したプロジェクト管理システムを紹介しました。kintoneを既にご導入の方や導入を検討している方は是非参考にしてみてください。

株式会社Crena（クレナ）では、中小企業様を中心に、低コスト&短納期でのkintone導入を構築を支援しております。システムを構築する前段階である、業務の洗い出しから課題の抽出、最適な業務フローの構築からサポートいたしますので、まずはお気軽にご相談ください。