| 税理士法人木下会計事務所 様 |
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| 業務内容：税務会計、freee会計導入サポート、経営コンサルティング、相続 利用用途：顧問先管理、契約管理、売上管理、業務管理（月次監査・法人決算・個人確定申告など） 従業員数：15名 kintone利用ユーザー数：15名 ※全社利用 |
■ 顧客課題
木下会計事務所では、法人決算の業務スケジュール管理において、各担当者がそれぞれ独自の方法でスケジュールを管理しているという課題がありました。
具体的には、担当者ごとにエクセルファイルを使用したり、紙のカレンダーやメモを活用するなど、管理手段がバラバラでした。
そのため、以下のような課題が発生していました。
[1] 属人化の問題
法人決算業務において、業務の属人化が問題となっていました。各担当者がそれぞれ異なる方法でスケジュールを管理していたため、業務の進捗や情報が担当者個人に依存し、全体の状況が把握できない状態が続いていました。
特に、忙しい決算時期や申告期限が近づくと、進捗状況やタスクの優先順位が共有されず、管理が一元化されていないことで、申告がギリギリになるリスクが高まっていました。
このように、業務が各担当者に依存しているため、スケジュール調整や進捗管理が全体として難しくなり、結果的に業務の効率が低下してしまっている状況でした。
[2] 業務量の偏り
各担当者が抱えている業務量が正確に把握できていないため、業務の負担が均等に分配されず、負担の偏りが生じていました。
この問題は、法人決算業務や日常の顧客対応において顕著に表れています。特に忙しい時期や繁忙期には、各担当者の業務量が不明なまま進行し、スケジュールやタスクの共有が不足しているため、全体の業務負担のバランスを調整することが困難になっていました。
その結果、業務がスムーズに回らず、一部の担当者には過剰な負担がかかる一方で、他の担当者の業務量が軽くなるなどの問題が発生していました。
[3] 全体スケジュールの把握不足
各担当者が独自にスケジュールを管理していたため、全体の進捗状況が見えづらくなっていました。
このため、各担当者の業務やタスクの進行状況が共有されず、全体の業務の流れを把握することが難しくなっていました。
結果として、チーム全体の協力や効率的な運営が損なわれている状況した。
これらが原因のトラブルやスケジュール調整のために、木下会計事務所では、月に約10時間の無駄な業務時間が発生していました。
また、旧弊な業務システムによって、従業員に負担やストレスがかかっていたのも大きな問題でした。
これらが、今回における顧客課題です。
■ 導入効果
そこで、木下会計事務所では、kintoneとCrenaのガントチャートプラグインの導入を行いました。
ガントチャートプラグインは、kintoneのレコードをガントチャートで表示できるプラグインです。
時間軸に沿ってタスクやイベントを可視化し、進捗状況や予定日程を一目で把握することができます。
kintoneとガントチャートプラグインの導入によって、木下会計事務所では、先ほどの課題を解決しました。
※画像に表示されている顧問先および担当者は、事例紹介用に作成した架空のデータです。
[1] 属人化の問題
⇨ kintoneの導入により、データが一元管理できるようになったため、全員の業務内容や進捗状況を共有できるようになりました。
これにより、申告漏れや申告遅れを見逃すことなく、業務の管理が可能になりました。
[2] 業務量の偏り
⇨ ガントチャートプラグインの導入により、各担当者が抱えている業務を可視化することが可能になりました。
これにより、業務量を調整し、特定の従業員のみに大きく負担がかかっている状況を防ぐことができるようになりました。
ガントチャートプラグインでは、従業員ごとに担当業務をグルーピングしたり、それぞれのバーに色を付けることも可能です。
[3] 全体スケジュールの把握不足
⇨ ガントチャートプラグインの導入により、全体のスケジュールを俯瞰して把握することができるようになりました。
さらに、クラウドによる一元管理によって、常に最新のスケジュールが表示されるため、ダブルブッキングなどのトラブルを防止することが可能になりました。
以上、課題の解決によって、毎月約10時間の無駄な業務時間を削減することができました。
また、kintoneとガントチャートプラグインの導入によって、従業員の負担やストレスも減り、働きやすくなったという意見も多く聞こえてきました。
このような改善により、木下会計事務所では業務の効率化と、従業員の満足度UPを実現しました。