kintoneとfreeeで何ができるの？〜 会計事務所でのkintoneとfreeeの活用方法 〜

当社、代表の平野が2022年6月17日に開催された「freee”マジカチ”meetup!大阪」に登壇させて頂きました。
講演テーマは「kintoneとfreeeで何ができるの？」です。

<登壇で使用したスライド >

今回は、freee”マジカチ”meetup!大阪で話した内容を記事にしました。

この記事を読むことで、kintoneとfreeeの活用方法がイメージできると思います。
特に、会計事務所の業務に沿った説明となっているので、会計事務所の方は必見です！！

 

こんなお悩みありませんか？

突然ですが、こんなお悩みはありませんか？

• 関与先の情報や業務内容を事務所全体で共有できていない・・・
  
• 事務所全体の業務進捗が把握できず、業務遅延などの問題が発生している・・・
• 債権管理ができておらず、回収漏れや遅延が発生している・・・
• 分析資料を作成するために、EXCELでデータ加工をしている・・・
• 工数管理がされておらず、不採算な関与先が存在する・・・

私が所属していている税理士法人木下会計事務所（以下、「木下会計」と略す）でも同じ悩みを抱えていました・・・

 

こんなお悩みを抱えている事務所様にオススメなのが、

kintoneとfreeeの活用です。

実際に、木下会計ではkintoneとfreeeを活用することで３ヶ月で５つの悩みをすべて解決することができました。

では、kintoneとfreeeをどのように活用するのか？

これを、木下会計の個人確定申告業務での活用例をもとにご紹介いたします。

それでは、さっそくいきましょう！

個人確定申告の業務フロー

木下会計の個人確定申告業務フローは次のとおりです。

黄色い部分がkintone、青い部分がfreeeで行う作業です。
申告内容登録 > チェック > 申告 > 請求データ作成 > 請求書作成&回収 > 債権管理の流れで業務が進んでいきます。また、並行して、進捗確認、売上分析、工数分析を実施しています。

kintoneとfreeeを活用した業務

kintoneとfreeeを活用した個人確定申告業務を１つずつ紹介していきます。

申告内容登録

まずは、申告内容登録です。

ここでは、個人確定申告アプリに、確定申告の所得区分、申告の趣旨・概要、関連資料などの情報を登録します。

個人確定申告アプリでは、基本情報だけでなく「過年度の個人確定申告」や担当者の「活動履歴」が確認可能。過年度の情報や活動履歴を確認しながら、「申告書作成」や「申告書チェック」をすることで申告書の品質向上が期待できます。

▼ 過年度申告情報

▼ 活動履歴

このように、kintoneで申告情報を一元管理することで、バラバラになっていた情報や資料を事務所全体で共有することが可能に。

その結果、１つ目の悩み

関与先の情報や業務内容を事務所全体で共有できていない・・・

を解決することができました。

チェック・申告

次は、「チェック・申告」です。

チェック

申告書作成者は申告書の作成が完了したら、kintoneのプロセス管理機能を使用し、申告書のチェック依頼をします。

プロセス管理とは、データが「どういう状況」で「誰が何を対応すべきか」を管理できるkintoneの機能です。この機能を使用することで個人確定申告がいまどんな状況で誰がボールを持っているのかがひと目で確認できるようになります。

申告書作成者がチェック依頼をすると、チェック担当者に通知が届きます。木下会計ではコミュニケーションツールとしてChatWorkを主に利用しているため、ChatWorkに通知が飛ぶように設定（開発）しています。

チェック担当者は、チェック依頼された個人確定申告をチェックし、チェック事項に対する「チェック結果（OK、NG）」と「指摘事項や質問」をkintoneに登録します。その後、申告書作成者はチェック結果を確認し申告書を修正します。

申告

申告書の修正が完了した個人確定申告は『電子申告待ち』というステータスになります。所長は『電子申告待ち』の個人確定申告を確認し、電子申告をします。

ここまでで、個人確定申告書を申告するまでの業務は終了です。

進捗確認

申告業務と並行して事務所全体の進捗確認をします。

kintoneのグラフや表作成機能を利用することで、リアルタイムに進捗状況を把握することができます。木下会計では事務所全体のステータス別個人確定申告数を毎日確認し、進捗に応じて従業員をフォローしております。

これまで説明した、

• 個人確定申告の情報を一元管理
• プロセス管理で業務プロセスを可視化
• 進捗状況の可視化

をすることで、2つ目の悩み

事務所全体の業務進捗が把握できず、業務遅延などの問題が発生している・・・

を解決することができました。

請求業務

次は請求業務です。

請求データ作成

経理担当者は電子申告済みの個人確定申告を確認し、請求書アプリに請求データを作成します。木下会計では、請求データを1から作成するのではなく、kintoneに登録されている「関与先の報酬情報」と「業務データ」からfreeeの勘定科目や品目、部門、メモタグが自動で設定されるようにしています。

請求書作成＆回収

請求データの作成が完了したら、請求データをfreeeに連携し請求書を作成。freeeに請求書が作成されたタイミングで売上取引が自動的に作成されます。個人確定申告データから請求書を作成することで、請求書の作成漏れが防止できます。

債権管理

関与先から入金があったら、freeeで売上の消込処理を行います。

その後、kintoneからfreeeの決済情報を取得します。kintoneにfreeeの決済情報を連携することで、freeeを閲覧できない従業員もkintoneで自分の未回収の請求をリアルタイムに確認できるようになります。

また、kintoneのリマインダー通知を設定することで、「振込期日を過ぎた未入金の請求」がある場合、通知が届くように設定しています。

これまで説明した、

• 業務データをもとに請求書を作成。
• 従業員おのおのがリアルタイムに決済状況を確認。
• リマインダー通知で回収漏れを機械的に通知。

これらをすることによって、3つ目の悩み

債権管理ができておらず、回収漏れや遅延が発生している・・・

を解決することができました。

売上分析

次は売上分析です。

kintoneに集約された売上情報を基に担当者別・関与先別・報酬別などfreeeだけでは難しい多角的な売上分析を実施。kintoneのグラフ機能を使うことで、Excelやスプレッドシートでの集計・加工が不要になり、リアルタイムな分析が可能になります。

これにより、4つ目の悩み

分析資料を作成するために、その都度EXCELでデータ加工をしている・・・

を解決することができました。

工数分析

最後は工数分析です。

木下会計では、工数を集計するために「どの関与先」の「どの業務に」何時間かかったかを日報に登録しています。これにより、担当者別作業時間や業務別作業時間などを可視化することができています。さらに、kintoneに集約された売上情報と工数情報を組み合わせて、関与先別時間単価を算出しております。

▼ 関与先別時間単価

このように工数を可視化することで、

• 従業員別の作業時間可視化し、業務負担を平準化
• 業務別の作業時間可視化し、非効率な業務を抽出
• 関与先別の時間単価可視化し、金額交渉や業務見直し

を実施。その結果、3つ目の悩み

工数管理がされておらず、不採算な関与先が存在する・・・

を解決することができました。

最後に

木下会計ではkintoneとfreeeを活用することで全ての悩みを解決することができました。

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おまけ・・・ 木下会計事務所とは？

税理士法人木下会計事務所は『親切・丁寧』をモットーに東京都江戸川区で45年以上ものあいだ中小企業を中心とした地域密着企業の会計・財務を支えてきました。やみくもに事業拡大を行うのではなく一人一人に寄り添っていく方針でじっくりとお客様に向き合うコンサルティングを大切にされています。

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