| 和上ホールディングス 様 |
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| 業務内容：住宅用 / 産業用 電気設備の販売施工・自家消費型太陽光発電の販売施工 など 利用用途：顧客管理、発電シミュレーション・見積書・契約書の作成 従業員数：40名 kintone利用ユーザー数：30名 |
■ 顧客課題
和上ホールディングスは、太陽光発電に関する総合的なサービスを提供する企業です。
1年前、和上ホールディングスでは、2つの課題に悩まされていました。
① CRMツールの不便さ
3年ほど前にあるCRMツールを導入したものの、カスタマイズ性が低いために、それぞれの部署ごとに適した入力項目を作成できないという問題がありました。
そのせいで、結局ほとんどの部署でそのCRMツールは使われなくなってしまい、ネット上で一元管理が可能なツールが導入されているのにも関わらず、うまく情報が管理・共有できずにいるという困った状況が続いていました。
これが1つ目の課題です。
② 帳票作成の属人化
1年前の和上ホールディングスでは、見積書や契約書、発電所の発電シミュレーションなどの書類をそれぞれの担当者がExcel、Word、スプレッドシートなどで作成を行っていました。
そのため、書類の管理が属人化してしまい、どこにどのデータがあるのか、案件の担当者に尋ねないと分からないという状況が続いていました。
特に、営業の担当者や契約管理の担当者は毎回書類を確認するたびに、不要なコミュニケーションコストが発生してしまい、非効率なシステムに苦しんでいました。
これが2つ目の課題です。
以上2つの課題に加え、和上ホールディングスでは、ビジネスツールのコストを下げたいという要望もありました。
- カスタマイズ性が高い
- 利用人数で費用が変化しない
上記の条件を踏まえた結果、導入に至ったのが「kintone」、そして「Crena Plugin with k-Report」でした。
■ 導入効果
① 「kintone」と「Crena Plugin」の導入
和上ホールディングスでは、新たなCRMツールとして、「kintone」と「Crena Plugin」の利用を開始しました。
kintoneは以前のCRMツールとは違い、自由にアプリが作成可能で、業務内容に合わせてフィールドを設定できるのが大きな魅力でした。
また、Crena Pluginの導入でkintoneの可視化と効率化を実現しました。
Crenaのプラグインは定額でアプリ数・ユーザー数が無制限であることも嬉しいポイントです。
例えば、上記の画像はCrenaの「カンバンプラグイン」を利用しています。
カンバンプラグインは、kintoneのレコードをカンバン方式で表示を可能にするプラグインです。
これにより、それぞれの商談のステータスを一目で把握できるように可視化しました。
また、発電所の販売についてもカンバンプラグインを用いて、「行で地方ごとにグルーピング、列でステータスを表示し、販売可能な発電所については、そのままk-Reportで概要書を出力してお客様にご提案する」という運用システムを確立されていました。
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また、こちらは「フィールド制御プラグイン」を用いた、問い合わせ管理の効率化です。
フィールド制御プラグインでは、条件に合わせてフィールドの表示非表示を切り替えることができます。
これにより、顧客が「新規顧客」か「既存顧客」かによって、表示するフィールドを切り替え、スマートな使いやすさと誤入力の防止を実現しました。
さらに、「タブ表示プラグイン」によって、情報を項目ごとに整理しました。
タブ表示プラグインを用いれば、フィールドをカテゴリごとにタブで切り替えて表示することが可能になります。
これにより、毎回アプリを下にスクロールする必要がなくなり、目的の情報をすぐに探すことができるので、業務の効率化が進みました。
② 「k-Report」から帳票作成
k-Reportは、kintoneのデータを自由なレイアウトで帳票出力できる連携システムです。
和上ホールディングスでは、データの管理をkintone、そして帳票の作成をk-Reportに統一することによって、クラウド上での一元管理を実現しました。
これにより、「どこにどのデータがあるのか分からない」「毎回担当者にわざわざ質問する必要がある」といった課題を解決することができました。
作成を行っている書類は、主に見積書や契約書、発電所の発電シミュレーションなどです。
例えば、「ローンの審査で見積書を作りたい」という場合も、k-Reportを利用すればワンクリックで出力可能なので、一気に業務効率をUPすることができました。
また、設定においても、k-Reportはパワーポイントのような操作性で帳票を設定することができるので、簡単に操作に慣れることができたそうです。
現在ではだいたい30分、簡単なものならば15分程度で帳票の設定が可能になりました。
今後の展望
今後の展望について、和上ホールディングスの楠橋氏にお伺いすると
- kintoneの大掛かりなシステム設定は総務の担当者が管理する
- 部署内に1人は保守運用ができる社員を置きたい
- ユーザーのことを考えてアプリはなるべく増やさない
- 部署同士のリレーションを意識したkintoneの教育を行いたい
などの社内の全体像を意識された展望を聞かせていただくことができました。
今後の和上ホールディングスの更なる業務改善を予感させる事例となりました。ご協力ありがとうございました。