| 株式会社youth personnel 様 |
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| 業務内容：人材サービス事業、EC事業、セールスプロモーション事業、営業代行事業、SES事業、生命保険業 など 利用用途：日報、工数分析、経費精算、業務管理、スタッフ管理、タスク管理、請求管理、債務管理 など 従業員数：3名 個人事業主：20名 アルバイト：20名 kintone利用ユーザー数：5名 |
株式会社youth personnelは、人材サービス事業、EC事業、セールスプロモーション事業を主に行っている会社です。
以前、同社では日報提出や請求管理に別々のビジネスツールを利用しており、データが散在していて管理に困っている状況が続いていました。
そのため、データをまとめて管理できるメインのビジネスツールとして、2024年9月にkintoneの導入を決定します。
ですが、利用を始めて早速「アプリ間データ連携機能の乏しさ」「レコード一覧の見にくさ」といった課題に突き当たってしまったそうです。
そこで、これらの課題を解決するため、同社では「Crena Plugin」の導入を行い、課題の解決と効率化の実現に成功しました。
今回の導入事例では
- どのような課題が具体的に発生していたのか？
- なぜ「Crena Plugin」の導入を決定したのか？
- 「Crena Plugin」を導入してどのような効果があったのか？
という点について、同社の太田氏に詳しくお話をお伺いしたいと思います。
アプリ間データ連携機能の乏しさ
kintoneの利用を開始して、アプリの作成を始めた太田氏。
ですが、1日目にして「絶対何かプラグインが必要だな」と感じたそうです。
「kintoneを使ってみて、『大体こんな感じか』というのは分かったのですが、アプリ間のデータ連携機能が乏しいことが気になってしまいました」と太田氏は当時を振り返ります。
レコード一覧の見にくさ
また、レコード一覧のデータが見にくいことも課題の1つでした。
この問題を解決するために、少しだけ他社のカンバン表示サービスを利用してみましたが、操作性がいまいちで満足のいく結果は得られなかったそうです。
一般的なタスク管理アプリの一覧画面（※ 画像は事例紹介用に作成した架空のデータです）
「Crena Plugin」の導入へ
そんな状況の中、上記の2つの課題を解決するため、太田氏がプラグインの情報をリサーチ中に出会ったのが「Crena Plugin」でした。
「きっかけはYoutubeにあったCrenaさんの動画でした。プラグインの使い方を丁寧に解説してくださっていたのが印象的でした」
また、導入の決め手についてもお伺いいたしました。
「他社さんだとプラグインを導入しても使い方が分からないことが多いのですが、Crenaさんは使い方がしっかり記載されていたので『いけそうだな』と思いました。
分からないことがあったときも、電話対応でサポートしていただいたのでありがたかったです。
また、月額料金で複数のプラグインが使い放題だったので、データ連携の弱さなどの抽象的な課題がまとめて対応できそうなのも決め手でした」
それでは、実際の導入効果を見ていきましょう。
導入効果
① テーブルデータ転送プラグインで請求明細から損益を分析
テーブルデータ転送プラグインの利用イメージ（※ 画像は事例紹介用に作成した架空のデータです）
| テーブルデータ転送プラグイン ⇨ テーブルの行ごとに他のアプリのレコードを作成するプラグインです。 |
まず、同社ではテーブル転送プラグインを導入し、請求アプリの明細テーブルを他のアプリに転送することによって、効率的な損益の分析を実現しました。
「請求と債務の差額から利益を出すことはもちろん、『案件ごと』『担当者ごと』『日当ごと』といった細かい分析までできるようになりました」と活用事例の解説をしていただきました。
テーブルは入力には便利ですが、データ解析では扱いづらいので、テーブルデータ転送プラグインを用いると、多角的な解析が可能になりますね。
② アプリ間レコードコピープラグインで請求債務を効率化
アプリ間レコードコピープラグインの利用イメージ（※ 画像は事例紹介用に作成した架空のデータです）
| アプリ間レコードコピープラグイン ⇨ レコード情報を別のアプリにコピーするプラグインです。コピーするタイミングやフィールド、条件を自由にカスタマイズすることができます。 |
また、アプリ間レコードコピープラグインの活用事例もご紹介いただきました。
「アプリ間レコードコピープラグインは請求債務で利用しています。
『この案件は○○円で受けている』というデータが入っている見積アプリがあるのですが、その中でステータスが『提案中』ではなく『確定』になったものだけ、別の請求アプリに飛ばして計算を行っています」
先ほどのテーブルデータ転送プラグインや今回のアプリ間レコードコピープラグインの活用によって、同社ではアプリ間データ連携機能の乏しさを無事に解決しました。
③ カンバンプラグインでレコード一覧を分かりやすく可視化
| カンバンプラグイン ⇨ kintoneのレコードをカンバン方式で表示するプラグインです。 |
さらに、同社ではタスク管理やグループ管理アプリにカンバンプラグインの導入を行いました。
これにより、レコードの情報が分かりやすく可視化され、一目で情報を把握できるようになりました。
例えば、タスク管理アプリであれば、「担当者」「優先度」「ステータス」などがすぐに分かります。
また、操作面についても「Crenaのカンバンプラグインは簡単にドラッグ＆ドロップでカードのステータスを変更できるのがいいなと思いました」と太田氏から嬉しいコメントをいただけました。
今後の展望
2024年9月にkintoneを導入してからたった3か月で現在のシステムを作り上げたyouth personnel。
最後に、今後の展望について太田氏にお伺いすると
- 請求書をpdfで出力できるようにシステムを構築していきたい
- 手作業を減らして最大限まで自動化したい
- まだ使えていないプラグインがあるのでどんどん活用していきたい
というより一層のkintoneシステムのパワーアップを予感させるコメントを頂きました。
youth personnelの更なるご活躍を心待ちにしております。ご協力ありがとうございました。