kintoneを利用しているとき
「データ検索で何ができるのか分からない……」
「どうやってデータ検索を使えばいいのか分からない……」
というお悩みはないでしょうか？
kintoneには複数の検索機能がありますが、全ての機能や使い方を把握するのは大変ですよね。
そこで、今回の記事では、kintoneの検索でできること・できないことを解説していきます！
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kintoneに精通した弊社が分かりやすくご紹介を行いますので、ぜひ最後までチェックしてみてください！
kintoneの4つの標準検索
kintoneには、以下の4つの標準検索が搭載されています。
- 全体検索
- アプリ内検索
- スペース内検索
- 絞り込み検索
| ① 全体検索 | ② アプリ内検索 |
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| ③ スペース内検索 | ④ 絞り込み検索 |
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さっそく、それぞれの検索機能について、順番に解説を行っていきましょう！
①：全体検索
まず、最初に紹介するのはポータル画面の右上に表示される全体検索です。
この検索枠では、以下の項目をkintone全体からまとめて検索することができます。
| 種類 | 検索対象 |
| レコード |
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| スペース |
|
| スレッド |
|
| ピープル |
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| 添付ファイル |
|
また、タイトル検索でアプリやスペースのタイトルを検索したり、絞り込み機能で「種類」「作成日の範囲」「作成者」などの絞り込み条件を設定することも可能です。
kintone全体から検索ができるのは便利ですが、その一方で、対象が広いために目的のデータを探すのが大変というデメリットもあります。
②：アプリ内検索
2番目に紹介するのは、アプリ画面右上に表示されるアプリ内検索です。
こちらでは、アプリ内の情報について検索を行うことができます。
デメリットとしては、アプリ全体のフィールドに対して検索を行うので、ピンポイントで欲しい情報を絞り込めないことです。
例えば、スケジュール管理アプリで、担当者が「山田」のレコードを検索したい場合でも、スケジュール名が「株式会社山田 打ち合わせ」だったり「山田さん 面談」だったりするものまで、ヒットしてしまいます。
 担当者が「山田」のレコードだけを検索したいが…… |
 スケジュール名に「山田」が含まれているレコードもヒットしてしまう |
③ スペース内検索
3番目に紹介するのは、スペース画面右上に表示されるスペース内検索です。
こちらでは、スペース内の情報について検索を行うことができます。
スペース内のスレッド、アプリ、メンバーについて検索が可能です。
デメリットは、これまで2つの検索方法と同様に、検索ワードによっては多くのデータがヒットしてしまい、目的のデータを絞り込むのが難しいことです。
④：絞り込み検索
最後に紹介するのは、アプリのレコード一覧画面で利用できる絞り込み検索です。
こちらでは、条件を指定してレコードを絞り込むことができます。
例えば、担当者が「山田」のレコードを絞り込みたい場合は、以下のように条件を設定して絞り込みを適用すれば、該当のレコードだけを一覧に表示することができます。
デメリットとしては、絞り込みの設定を行うのが大変で、手軽にサクっと利用できないことが挙げられます。
4つの検索機能まとめ
以上をまとめると、以下のようになります。
| できること・メリット | できないこと・デメリット | |
| 全体検索 | kintone全体からまとめて検索することができる | 対象が広いために目的のデータを探すのが大変 |
| アプリ内 検索 |
アプリ内の情報について検索を行うことができる | アプリ全体のフィールドに対して検索を行うので、ピンポイントで欲しい情報を絞り込めない |
| スペース内検索 | スペース内の情報について検索を行うことができる | 検索ワードによっては多くのデータがヒットしてしまい、目的のデータを絞り込むのが難しい |
| 絞り込み 検索 |
条件を指定してレコードを絞り込むことができる | 絞り込みの設定を行うのが大変で、手軽にサクっと利用できない |
それぞれの検索機能の特徴を把握して、目的に応じて使い分けを行いましょう！
「検索プラグイン」でサクッと手軽に高性能検索！
以上、4つの検索機能をご紹介いたしましたが、実際に利用することが多いのは、アプリ内で特定のレコードを検索するために、「アプリ内検索」か「絞り込み検索」を利用する場合だと思います。
ですが、前述した通り、アプリ内検索は目的のレコードを絞り込むのが難しく、絞り込み検索は設定が大変というデメリットがあります。
「kintoneの検索機能は正直使いづらい……」と感じた方も少なくはないのでしょうか？
ですが、そのような問題はCrenaの検索プラグインを導入することで解決可能です！
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検索プラグインは、kintoneのデータを素早く・直感的に検索できるプラグインです。
フリーワード検索と条件指定検索が利用可能で、目的に合わせてスムーズな検索を実現します。
それでは、さっそく機能詳細を見ていきましょう。
フリーワード検索（全体検索）
1つの検索ボックスから複数のフィールドに対して横断的に検索できる機能です。
標準のアプリ内検索は、結果画面に飛んでしまうため、分かりにくく使いづらかったですが、こちらの検索プラグインのフリーワード検索は、一覧画面のまま該当するレコードを絞り込むことができます。
条件指定検索（フィールド検索）
フィールドごとに検索フィルターを用意し、詳細な検索ができる機能です。
例えば、特定の担当者名のレコードを絞り込むことはもちろん、「担当者が○○さん」かつ「タスク重要度が高」のレコードを絞り込む、といった高度な検索も可能です。
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検索プラグインを使ってみよう
それでは、実際に検索プラグインをインストールして、アプリで利用してみましょう。
① 検索プラグインをダウンロードする
Crenaでは30日間プラグイン無料体験を実施しております！
以下のフォームからお申し込みいただきますと、カレンダープラグインのダウンロードが可能になります。
② プラグインをアプリに追加する
kintoneにプラグインをインストールして、アプリに検索プラグインを追加します。
③ プラグインの設定を行う
歯車マークをクリックして、プラグインの設定画面を開きます。
【1】設定名称と表示する一覧の設定をする
【2】全体検索機能をONにする
【3】検索対象フィールドと検索方法の設定をする
全ての設定が完了しましたら、設定を保存して、アプリの更新を行いましょう。
④：設定完了
アプリの一覧画面に戻れば、検索ボックスが表示されて、自由に検索ができるようになっています。
以上で設定は完了です。
検索プラグインを利用すれば、kintoneの検索機能の使いやすさが一気に向上しますので、ぜひ導入をご検討ください！
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まとめ
それでは、今回の内容をまとめていきましょう。
| kintoneの検索でできること・できないこと
⇨ kintoneには4つの検索機能があり、それぞれに特徴がある。 |
| できること・メリット | できないこと・デメリット | |
| 全体検索 | kintone全体からまとめて検索することができる | 対象が広いために目的のデータを探すのが大変 |
| アプリ内 検索 |
アプリ内の情報について検索を行うことができる | アプリ全体のフィールドに対して検索を行うので、ピンポイントで欲しい情報を絞り込めない |
| スペース内検索 | スペース内の情報について検索を行うことができる | 検索ワードによっては多くのデータがヒットしてしまい、目的のデータを絞り込むのが難しい |
| 絞り込み 検索 |
条件を指定してレコードを絞り込むことができる | 絞り込みの設定を行うのが大変で、手軽にサクっと利用できない |
上記のように、標準の検索機能は使いづらいデメリットも多いですが、そのような問題はCrenaの検索プラグインで解決可能です！
検索プラグインを導入すれば、kintoneのあらゆる業務アプリで、直感的で分かりやすい高度な検索が可能になります。
| また、検索プラグインは、プラグインセットのライトプランに含まれております。
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それでは、最後までお読みいただきありがとうございました。
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