この記事では、当社のカンバンプラグインを活用したタスク管理術について解説していきます。
| この記事を読むと |
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kintoneでタスク管理をしよう
まず、タスク管理とは、仕事を小さな作業（タスク）に切り分け、それぞれの優先度や期限を考えて、進捗を管理することです。
一般的に、紙の付箋やExcelで行われることが多いイメージでしょうか。
しかし、そのような方法には「情報の共有がスマートにできない」というデメリットが存在します。
例えば、Excelの場合、「複数人で情報更新がしづらい」「スマホで使いづらい」などの問題があるでしょう。
ですが、クラウドサービスであるkintoneを用いれば、いつでもどこでもタスクを共有しながら管理ができるようになります。
まずは、kintoneのアプリストアに用意されている、サンプルアプリ（無料）をチェックしてみましょう。
すると、「To Do」というタスク管理アプリを見つけることができます。
しかし、上記の画面を見てもらえれば分かる通り、「To Do」アプリには「直感的・視覚的に分かりにくい」という問題があります。
日常の業務で使用するには、少なからず不便さを感じてしまうでしょう。
そこで、今回は、実用的で・分かりやすく・使いやすい、当社のカンバンプラグインを紹介したいと思います。
Crenaのカンバンプラグインを紹介
当社のカンバンプラグインでは、上記のようにタスクを分かりやすく可視化することができます。
「ステータス」「優先順」「担当者」「期日」などが、いつでも確認できるようになります。
更に、プラグインには、4つの便利な機能が搭載されています。
- ドラッグ＆ドロップでカード移動
- スイムレーン機能
- フリーワード検索
- 一括操作
以下では、これらを活用したタスク管理術を紹介していきましょう。
| 基本操作：タスクの追加 |
| タスクを追加するには、アプリ画面右上の⊕ボタン、もしくはタスクを追加したいエリアの小さな⊕ボタンをクリックします。
あとは、入力画面に「担当者」「ステータス」「優先度」「期日」などを入力して、［保存］をクリックすれば追加完了です。
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ドラッグ＆ドロップでカード移動
ドラッグ＆ドロップで簡単に、タスクのステータスや優先順を移動させることができます。
kintoneのレコードを編集する時間が省けるので、効率的でスマートな管理が可能になります。
また、ミーティングでカンバンを活用するという方法も考えられるでしょう。
プロジェクトの進捗を確認しながら、簡単なマウス操作で、リアルタイムのタスク処理が可能です。
スイムレーン機能
スイムレーン機能によって、タスクをグループ分けして表示することができます。
今回の例では、タスクの優先度を「高」「中」「低」に分けて、表示・管理を行いました。
これによって、カンバン方式の問題点である、「タスクの優先順位が分かりにくい」という問題を解決することができます。
このように、スイムレーン機能で、優先度の問題を解決することができます。
もちろん、スイムレーンのグループ分けは「優先度別」だけではなく、「プロジェクト別」や「担当者別」で分けることも可能です。
アイディアや使い方次第で、様々な可能性を秘めていると言ってもいいでしょう。
このスイムレーンは、kintoneカンバンプラグインの中でも、Crena独自の機能となっております。
フリーワード検索
フリーワード検索機能で、知りたい情報をすぐに表示することができます。
「特定の会社」や「特定の業務」だけを絞って表示することが可能なので、全体像を確認し、作業漏れを無くすことができます。
また、検索は「名前（担当者）」も対応しているので、自身のタスクを確認したり、特定の人物にタスク負荷が集中していないか確認することもできます。
一括操作
選択したタスクをまとめて移動・複製・削除することができます。
これによって、1つ1つタスクを操作する手間が省け、作業効率のUPが期待できます。
まとめ
それでは最後に、当社のカンバンプラグインを使用したタスク管理のメリットをまとめていきます。
- クラウドサービスのkintoneだから、いつでもどこでもタスク管理を共有できる
- カンバン方式なので、タスクが視覚的に分かりやすい
- ドラッグ＆ドロップで、簡単にタスクのステータスや優先順を変更できる
- スイムレーン機能で、タスクをグループ分けできる
→ 例えば、「優先順」でグループを分ければ、やるべきタスクがすぐに分かる - フリーワード検索で、「業務内容」「企業名」「担当者」などを絞って表記できる
- チェックしたタスクをまとめて、移動・複製・削除できる
これらによって、効率的なタスク管理を実現することが可能になるでしょう。
カンバンプラグインの紹介はいかがだったでしょうか。
手前味噌になりますが、非常に分かりやすく・使いやすいプラグインであると、自負しております。
当社では、30日間無料でプラグインを体験することができます。
「気になった！」「触ってみたい！」と思われた方は、ぜひお試しください。
それでは、今回は当社のカンバンプラグインを用いたタスク管理術について解説させていただきました。
みなさまのご参考になれば幸いです。
株式会社Crena（クレナ）では、中小企業様を中心に、低コスト&短納期でのkintone導入を構築を支援しております。システムを構築する前段階である、業務の洗い出しから課題の抽出、最適な業務フローの構築からサポートいたしますので、まずはお気軽にご相談ください。
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