「顧客管理システム（CRM）を導入したいけれど、自社に合うサービスが分からない」
「kintoneで顧客管理ができるらしいけれど、導入して失敗してしまうのが不安だ」
というお悩みはありませんか？
使ったことのないシステムを利用するのはとても不安ですよね。
そこで、今回の記事では、kintoneで顧客管理を行い業務を効率化する方法を、具体的な問題や例を挙げつつ解説していきます。
| この記事を読むと |
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kintone構築やプラグインに精通した弊社が解説を行いますので、ぜひ最後までチェックしてみてください！
kintoneで顧客管理をしよう
顧客管理とは、その名の通り、顧客の情報や取引の履歴を管理することです。
多くの企業で行われている基本業務であり、一般的にExcelで管理されることが多いのではないでしょうか。
しかし、Excelを用いた顧客管理には、いろいろな困った悩みが存在します。
例えば
- データを共有しにくい
- 同時に編集できない
- フォーマットがバラバラ
- 別のExcel同士でデータ連携がしにくい
などなど……。
以下では、こうした悩みに対して、具体的にkintoneでどうやって解決できるのかを紹介していきたいと思います。
kintoneでデータを一元管理
Excelファイルの管理で困ったことになりがちなのが、属人化や二重管理の問題です。
属人化とは、特定の業務の内容や進捗を、特定の従業員しか把握しておらず、周囲に共有されていない状態を指します。
また、二重管理とは、複数の業務ファイルが存在している状態を指し、これではどれが正しい最新版であるのか分からず、ミスやトラブルを招くことになるでしょう。
ですが、こうした問題も、kintoneを用いれば解決することができます。
kintoneはクラウドサービスであるため、サーバー上にデータを一元管理することが可能です。
従業員全員がブラウザを通じて、kintoneにアクセスし、業務を行うため、二重管理のトラブルを避けることができます。
また、コメント機能で、データに関係するメモやコメントを共有することもできるため、属人化を防ぐ効果があるでしょう。
ブラウザ上でデータを一元管理！ 全員で共有・編集することが可能です。
データにはコメント機能付き。情報の共有で属人化を防ぎます。
変更履歴が一目瞭然
Excelファイル等での管理で困るのが、誰がいつどこをどう変更したのか分からないということです。
こうしたデータ元の不明瞭さや責任の不在はトラブルの原因にもなるでしょう。
しかし、kintoneならば、そのような悩みも解決です。
kintoneでは、自動でデータの変更を記録してくれる機能が付いているので、誰がいつどこを変更したのかが一目瞭然です。
また、変更内容を元に戻すことも可能となっています。
データの変更を自動で記録！
フォーマットを統一して効率化
また、Excel等でありがちなのが、フォーマットがバラバラだったり、データの場所がどこにあるのか分からないという問題です。
こうした業務の効率を妨げる問題も、kintoneならば解決することが可能です。
kintoneでは、統一されたフォーマットを持つアプリに情報を集約して、全体のデータを把握することができます。
また、「未確定」や「受注済」でデータを分類表示したり、日時順でデータを並び替えしたりすることも可能です。
kintoneでデータ全体を把握して業務を効率化！
ルックアップ機能で手入力を省略
他にありがちなのは、顧客情報や取引履歴において、毎回面倒な手入力を繰り返さなければならなかったり、それによって入力ミスや表記揺れが生まれてしまうという問題です。
しかし、こういった問題もkintoneのルックアップ機能で解決することが可能です。
ルックアップとは、他のアプリに登録されている情報を参照してデータを取得（コピー）ができる機能のことになります。
例えば、顧客管理においては
- 顧客管理アプリ
- 案件管理アプリ
- 活動履歴アプリ
を連携させることによって、それぞれのデータをルックアップすることができます。
新たに案件を登録する際、わざわざ会社情報を手入力せずとも、顧客管理アプリに登録されている会社情報を取得すれば、それだけで入力が完了してしまいます。
こうした連携力の高さは、kintoneならではのものでしょう。
案件新規登録。顧客名は［取得］をクリック。
顧客情報アプリに登録されている顧客から選択。
顧客情報が入力済みに！
プラグインを活用して更に効率化
これまで紹介した機能は、kintoneの基本機能になりますが、プラグインを導入することによって、更に業務を効率化することができます。
今回は当社のプラグインをいくつか紹介してみたいと思います。
法人番号検索プラグイン
法人番号検索プラグインを用いれば、法人名から法人番号を検索することや、法人番号から住所を自動入力することが可能になります。
このプラグインを用いれば、国税庁のサイトで法人番号を検索したり、住所をわざわざ手入力する手間を省くことができます。
法人番号が分からないときは、プラグインの機能で検索しましょう
法人情報を見つけたら［OK］を選択
すると、自動で法人番号・会社名・住所の情報を入力することができました！
アプリ間レコード更新プラグイン
アプリ間レコード更新プラグインを用いれば、アプリAのデータが更新されたとき、アプリBのデータを自動更新することができます。
例えば、案件アプリと業務アプリが存在していた場合、業務アプリでレコードのステータスが「完了」になったときに、自動で案件アプリのレコードもステータスを「完了」にすることが可能です。
これにより、手動更新による手間やミスを省くことができます。
（例）運送会社の案件アプリと業務アプリ（配送アプリ）の場合……
配送アプリで、配送状況と配達完了日を更新
すると、案件アプリの配送状況と配達完了日も自動で更新されました！
また、株式会社Crenaでは、これら以外にも様々な業務効率化プラグインを取り扱っています。
kintone未導入の方も、導入済みの方も、ぜひこちらの活用事例ページをチェックしてみてください！
まとめ
それでは、今回の内容をまとめていきたいと思います。
| Excel業務での悩み | kintoneで解決！ | |
| 属人化・二重管理の問題 | → | クラウドによる一元管理で、データを全員で共有できる |
| 誰がいつどこを更新したのか分からない | → | 自動で変更履歴を記録。復元も可能 |
| フォーマットや書き方がバラバラ | → | 統一されたフォーマットを持つアプリで管理 |
| どこにデータがあるのか分からない | → | kintoneなら検索機能や並び替え機能が充実 |
| 手入力で手間がかかり、ミスも発生 | → | ルックアップ機能で自動入力 |
| 別のExcelファイル同士を連携させにくい | → | kintoneなら簡単に別アプリ同士を連携させることができる |
「kintoneで業務効率化！」という広告を街で見かけることもありますが、これで具体的にどのように効率化を行っているのか、掴んでいただけたのではないでしょうか。
こうした効率化によって、業務のストレスを無くし、企業の利益向上を狙うことができるでしょう。
また、株式会社Crenaでは、kintoneを始める企業に向けた、新しい導入支援サービス「StartUp kintone -スタートアップ キントーン-」を行っております。
「StartUp kintone」は、kintoneをこれから始める企業向けに、kintoneの運用をスムーズにスタートさせる手助けをするサービスです。
最短15時間でお客様のご要望に合わせたカスタマイズが可能で、使いやすく最適なシステムを構築することができます。
| 「StartUp kintone -スタートアップ キントーン-」の3つの強み |
| ① CRM（顧客管理）アプリパックで顧客管理がスグできる
kintoneをすぐに利用できるように、本サービスにはCRM（顧客管理）機能を備えたアプリパックが付属しています。 |
| ② お客様のニーズに合わせて15時間でカスタマイズ
アプリの追加や修正、kintone運用に関するご相談を、kintoneに精通したプロのスタッフが対応します。 |
| ③ 便利なプラグインが永久無料で利用可能
契約特典として、Crenaが制作した4つの拡張機能プラグインを永久無料でご利用いただけます。 （対象プラグイン：法人番号検索／郵便番号検索／適格請求書発行事業者検索／フィールド制御） |
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