kintoneプラグインで自動採番&一括採番! 管理番号の自動入力で業務を効率化します

kintone

こんにちは、株式会社Crenaです!

今回の記事では、「自動採番プラグイン」を用いて、kintoneのお悩みを解決する方法をご紹介していきます。

・管理番号の入力を自動化したい
・既存のレコードにまとめて管理番号を付与したい
・管理番号に日付を加えたい
・管理番号に任意の記号や数字を加えたい

上記のような、お悩み・ご要望をお抱えの方はぜひ最後までチェックしてみてください!

「自動採番プラグイン」とは?

自動採番プラグインでは、設定した条件に基づいて、レコードに自動で通し番号を付与することができます。

新しいレコードに自動で採番を行う自動採番機能や、既存のレコードに一括で採番を行う一括採番機能

さらに、連番の先頭または後ろにプラグインで指定した固定値、または指定したフィールドの値をつけることができるプレフィックス/サフィックス設定も搭載されています。

以下では、これらの機能の活用法を、具体的なお悩みを例に挙げながら紹介していきます!

 

お悩み①:レコード番号とは別に通し番号をレコードに付与したい

そもそも、kintoneのアプリでは、レコード作成時にレコード番号が自動で作成されます。

このレコード番号をそのまま管理番号や通し番号として使用することも1つの方法として考えられるのですが、それにはあるデメリットも存在します。

それは、レコードを削除すると、その番号が欠番になってしまうということです。

これでは、後々管理に問題が生じる可能性はもちろん、見た目的によくないという問題も発生します。


レコード番号は自動作成されるが…

レコードを削除するとその番号は欠番になってしまう

 

そこで、こうした問題を解決するためにご紹介したいのが、「自動採番プラグイン」です!

新たに管理番号のフィールドを作成して、そこに一括採番機能を適用すれば、まとめて新しい管理番号を付与することができました。


レコード番号では穴あきの商品管理に…

管理番号のフィールドを作成して一括採番を実行!

自動で管理番号を付与することができました

これにより、1つ1つのレコードに、手作業で管理番号を入力する手間が減り、業務を効率化することが可能です。

 

お悩み②:自動で管理番号が入力されるようにしたい

先ほどのように、レコード番号ではなく、アプリに作成したフィールドで番号を管理するという方法はよく見受けられます。

しかし、このような場合、毎回商品を追加するたびに、手動で番号を入力する必要が発生してしまいます。

これがずっと続くのは大きな手間ですし、入力ミスやトラブルの原因になることも考えられます。

上図のように管理番号を毎回手入力するのはかなりの手間です

 

しかし、このような問題も「自動採番プラグイン」で解決可能です!

プラグインを導入し、自動採番機能の設定を行えば、以下のように自動で商品番号を付与することができました。

プラグインによって自動で管理番号が付与されるようになりました

これにより、毎回手作業で番号を入力する必要がなくなり、業務が効率化されました。

 

お悩み③:ゼロ埋めのケタ数を設定し直したい

「ゼロ埋め」、もしくは「ゼロパディング」とは、管理番号に対して「1」や「11」ではなく、「0001」や「0011」といった表記を行い、全ての管理番号のケタ数を統一することです。

データを適切に扱うため、もしくは見た目の問題で行われることが多いゼロ埋めですが

「ゼロ埋めを入力するのを忘れてしまった!」

もしくは

「必要なゼロ埋めのケタ数が4桁(0000)だったのに、3桁(000)で入力してしまっていた!」

などの問題やミスが起こりうることも考えられます。


ゼロ埋めの入力忘れを修正したい

ゼロ埋めのケタ数を修正したい

 

ですが、このような問題も「自動採番プラグイン」のゼロ埋めのケタ数設定機能で解決可能です!

プラグインの設定画面で、ゼロ埋めのケタ数が「OFF~8ケタ」まで選べるので、それを必要なケタ数に設定し、一括採番を改めて行えば、全てのレコードの管理番号のゼロ埋めケタ数を更新することができます。

① 修正前の管理番号
② プラグイン設定画面でゼロ埋めのケタ数を設定

③ 改めて一括採番を実行

④ 管理番号のゼロ埋め桁数をまとめて更新することができました

こういったかゆいところに手が届くのも、自動採番プラグインの嬉しいポイントです。

 

お悩み④:管理番号に日付や記号を加えたい

例えば、以下のような「お問い合わせ管理アプリ」を運用する場合を考えてみましょう。

上記のように、そのまま数字を並べてもよいのですが、分かりやすさのために「日付+通し番号」で番号管理を行うことが決定しました。

とはいえ、手動で日付を加えるのも大変で、これからの作業を考えるとげんなりしてきます。

しかし、こういった場合にも、「自動採番プラグイン」が活躍します!

プレフィックス(接頭文字)・サフィックス(接尾文字)の設定を行えば、レコードの日付フィールドの値を用いて、「日付+通し番号」を自動で入力することが可能です。



「日付+通し番号」を自動で入力!

 

また、この機能を用いれば、任意の記号や年月の情報を、すべてのレコードの管理番号にまとめて加えることも可能です。


左は記号(A)、右は年度(2024)を追加した

「前に付けるか、後ろに付けるか」

「-(ハイフン)にするか、_(アンダーバー)にするか」

「固定値にするか、フィールドの値を引用するか」

これらが自由に選択できることによって、一気にカスタマイズ性が広がります!

 

まとめ

それでは、今回の内容をまとめていきたいと思います。

自動採番プラグイン

→ 設定した条件に基づいて、レコードに自動で通し番号を付与することができる

自動採番機能 → 新しいレコードに自動で採番を行う

一括採番機能 → 既存のレコードに一括で採番を行う

ゼロ埋め設定 → ゼロ埋めのケタ数を変更可能

プレフィックス/サフィックス設定 → 連番の先頭または後ろにプラグインで指定した固定値、または指定したフィールドの値をつけることができる

自動採番プラグインを導入すれば、番号管理を一気に効率化することが可能です。ぜひご検討ください!

 

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もちろん、今回ご紹介しました「自動採番プラグイン」もお試しいただけますので、ぜひご気軽にお申込みください。

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それでは、今回は「自動採番プラグイン」と、その機能を用いた活用例についてご紹介させていただきました。

最後までお読みいただきありがとうございました。

 


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