【Notion】2022進化版 | マニア以外閲覧禁止！プロジェクト管理テンプレートを公開

はじめに

Notionはとても自由度の高いツールで顧客管理、ナレッジ管理、スケジュール管理などなどやれることはたくさんあります。その中でもNotionをチーム利用する上で必須となるのがプロジェクト管理・タスク管理です。

弊社でも2021年の年初から使用して、約2年経ちました。もちろん最初からすべて上手くいったわけではなく色々な課題をがありました。
課題の一例：入力忘れ、データベースのプロパティの入力が多すぎて大変、タスクのチェック漏れ、開発方法変更（アジャイル化）

これらの課題を解決するためにデータベースの構造（リレーション、ロールアップ設定）、プロパティの見直しを逐次実施して、弊社のNotionはどんどん進化してきました。

今回の記事では弊社のNotion環境をベースにテンプレート化した「Crena Template」（Version3）を紹介したいと思います。昨年紹介した内容から改良した点のみを書くので、もしまだ前回の記事を読んでいない方はそちらを先に読んでからのほうがより内容を理解しやすいと思います。

2021.10.10

【Notion】マニア以外閲覧禁止！2021決定版 | IT企業のプロジェクト管理方法を紹介（Notionテンプレート公開）

はじめに 業務でプロジェクトをすすめる上で必要なツールの１つとしてプロジェクト管理ツールがあります。世の中にはたくさんこれらの類のツールが...

記事の最後にはテンプレートの公開リンクも記載しているので、テンプレートだけ触ってみたいという方は下の方までスクロールしてSkipしても大丈夫です。

2022年の改良内容

2022年の大きな改良点は以下の通りです。
細かい改良はこの他にもたくさんありますが色々話すと大事なところがわからなくなるので、今回はこれだけ。

1. アジャイル化
2. 工数の予実管理

それぞれ紹介していきたいと思います。

アジャイル化

アジャイルとは英語で「すばやい」、「俊敏な」という意味で反復（イテレーション、スプリント）と呼ばれる短期的な期間を区切ってリリースを繰り返す開発手法の一つです。開発の途中で仕様変更や、要件追加といった途中変更の多いプロジェクトに向いてます。

エンジニアの方にはおなじみの手法ですが、それ以外の方でもチームで仕事を進めていく上でPDCAサイクルを上手く回せるのでオススメです。

弊社も従来のウォーターフォール型開発でプロジェクトを進めてきましたが、今年からスクラム型開発（アジャイルの一種）に切り替えて進めました。

もともと「プロジェクト（Project）」、「要件（Requirement）」、「タスク（Task）」の３つのDBで構成していましたが「スプリント（Sprint）」を追加しました。
※「要件（Requirement）」は「バックログ（Backlog）」に名称変更しています。

Sprintのデータベースにはテンプレートページが用意されています。スプリントプランニング用のページ、スプリントレビュー用のページが２つ用意されています。

スプリントプランニング

スプリントの開始のイベントであるスプリントプランニングではゴールを明確にすることが大事です。簡潔にゴールを記載しておくことでレビュー時にそのスプリントでやるべきことが達成できたどうかを振り返ることができます。

スプリントプランニングではバックログから今回のスプリントで実施するバックログを選定します。今回実施すると決めたものは左から右にドラッグ＆ドロップすることでスプリントが自動的に入力されるようになっています。

スプリントレビュー

スプリントレビューではプランニングで入力したゴールが達成したかどうか、それぞれのバックログが終了したかどうかを確認し、ステークホルダー（関係者）に対してインクリメント（成果）をレビューしてもらいます。

工数の予実管理

開発案件の見積をするときに赤字のプロジェクトにならないようにするためには精度良く見積りをする必要があります。恥ずかしながら2021年時点の弊社は工数の予実を管理できていませんでした。
不採算プロジェクトを作り出さないためにまずは予測工数、実績工数を入力するDBを用意しました。予測工数用のデータベースがCapacityとTask、実績工数用のデータベースがTimeCardです。

それぞれの入力タイミングは以下の通りです。TimeCardは入力忘れが多いので入力を忘れたときにはLINEで通知がいくようにしています。こちらはMakeを使用しています。

• Capacity、Task
  • スプリントプランニング時
• TimeCard
  • 毎日

工数確認

Sprintのページではそれぞれのデータベースで入力した予測工数と実績工数の合計が出るようになっています。予実率が100%を超えると予測よりも時間がかかっているということがわかります。Notionの新機能であるプログレスバーを使うとわかりやすいですね。

バックログのページを開くと、各バックログの予実工数をみれるようになっています。それぞれタスクの合計から予測工数、タイムカードの合計から実績工数を算出しています。スプリントレビュー時に予定通り進んでいたか、遅れた理由はなにかを振り返りながら進めています。

テンプレート配布について

ここで紹介したプロジェクト管理を皆さんにも使えるようにテンプレートとして配布しています。

ダウンロード方法

以下のURLを押して、右上のDuplicateボタンで自分の環境にコピーしてください。

おわりに

いかがだったでしょうか。正直この記事は前々からやろうと思っていましたが年末駆け込みになってしまいました。

実際に２年間利用している中で磨き上げてきたテンプレートで、プロジェクト管理の集大成だと思っています。自分で作ってなんですが、正直このテンプレートは渡したくないです。ただ同時にどうせ公開するならぜひ使って感想いただきたいです。IT企業以外のチームでも使えるテンプレートだと思いますのでいろんな職種の方に使っていただければ幸いです。

おそらく来年にはもっと新機能が増えていると思うので、改良版は来年もやるとは思いますのでお楽しみに。

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