| スペラビ税理士法人 様 |
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| 業務内容：会計・税務顧問サービス、決算申告（法人/個人）、クラウド会計導入支援など 利用用途：顧客管理、案件管理、タスク管理、日報管理、工数管理など 従業員数：15名 導入拠点：全拠点（市ヶ谷オフィス、目黒オフィス、松戸オフィス） |
スペラビ税理士法人は、「クライアントの皆さまの事業が50年、100年続くことを支援したい」という理念のもとに活動をされている税理士法人です。
税理士法人を設立されて以来、クラウド会計を活用した未来志向の経営支援に注力し、クライアントのニーズに合わせた柔軟なサービスを提供されています。
また、後継者不在の会計事務所をこれまでに2件承継しており、M&Aでの事業規模拡大にも注力している点が特徴です。
業務のさらなる効率化を目指して、従来のExcel中心の業務フローからkintoneへの移行を進められていましたが、「思い通りに業務システムを構築できない」「JavaScriptによるカスタマイズでエラーが頻発する」といった課題が浮き彫りになっていました。
こうした背景の中で、弊社が提供する「Crena Plugin」を導入いただいたことで、システム構築の柔軟性が向上し、これまで抱えていた課題の解消と業務効率の大幅な改善を実現されました。
今回の導入事例では
- どのような課題が具体的に発生していたのか？
- なぜ「Crena Plugin」の導入を決定したのか？
- 「Crena Plugin」を導入してどのような効果があったのか？
という点について、同社の霧生氏に詳しくお話をお伺いしたいと思います。
顧客課題
kintone導入前の課題
同社では、元々Excelを中心とした業務管理を行っており、以下のような課題を抱えていたそうです。
① 顧客管理の履歴を正確に記録できない
⇨ 報酬の改定や契約内容の変更が発生しても、Excelではその履歴を残す仕組みがなく、「いつ、どのような変更があったのか」を後から確認できない状況に悩まれていました。過去情報の追跡が困難で、業務の正確性にも影響を及ぼしていたそうです。
② 業務タスクの進捗が見えない
⇨ 全体のタスク進行状況を管理するために、進捗管理用のExcelを社内で共有していましたが、更新漏れや担当者ごとの運用のばらつきによって、リアルタイムでの状況把握が難しく、結果として業務の属人化や遅延のリスクを招いていました。
③ 生産性分析に手間がかかる
⇨ 勤怠管理システムで記録された工数データと、Excelで管理していた売上データが別々に存在していたため、CSV出力や手作業による突合作業が必要でした。これにより、分析にかかる手間と時間が膨大になり、業務改善のための施策検討も後手に回る傾向がありました。
これらの課題を解決するため、同社ではリアルタイムでの業務情報の一元管理が可能で、変更履歴の保存にも対応できるkintoneの導入を決断されました。
kintone導入後の課題
しかし、他社の導入支援サービスを利用してkintoneの導入を進めたものの、運用フェーズに入った後に新たな課題が浮上してきました。
① JavaScriptカスタマイズによるエラーの多発
⇨ kintoneはJavaScriptによって柔軟なカスタマイズが可能ですが、定期的なメンテナンスや保守対応が欠かせません。同社ではその対応体制が十分に整っておらず、運用中にエラーが頻発してしまう状況に陥っていました。
② エラーの修正に1～2週間かかってしまう
⇨ 運用開始後に発生したエラーにより、想定していた理想的な形でのkintone活用をスムーズにスタートすることができませんでした。修正対応には1〜2週間程度の時間を要するケースも多く、その間は本来やりたかったことが実現できず、システムを活用した業務改善が思うように進まない状況が続いていました。
③ 要望していた機能が「できない」と告げられる場合も
⇨ 当初は「JavaScriptを使えば、やりたいことは何でも実現できる」と期待していましたが、実際には開発にかかる時間や技術的な難易度、さらに保守性の低下といった現実的な制約により、実装を断念せざるを得ない機能も多々ありました。
こうしたギャップが積み重なり、次第にkintoneの活用に対する温度感が下がってしまっていました。
「Crena Plugin」の導入へ
こうした状況を受けて、システム構築を担当されていた霧生氏は、kintoneの再構築を決断されます。
数ある選択肢の中から、再構築の中心に据えるツールとして選ばれたのが、私たちの提供する 「Crena Plugin」 でした。
導入の決め手について、霧生氏は次のように語っています。
「シンプルな設計で直感的に使いやすく、マニュアルやQ&Aを見れば、ほとんどのプラグインを自分で設定できそうだと感じました。
実際に導入してみると、ブログや活用ガイドなどの参考情報も非常に充実していて、スムーズに進めることができました。
こうした使いやすさもあり、わずか1か月ほどでkintoneの再構築をスピーディーに進めることができました。」
それでは、実際の導入効果を見ていきましょう。
導入効果
① プラグインを活用してユーザビリティの高い顧客管理を実現
（※ 画像は事例紹介用に作成したサンプルデータです）
顧客管理では、Crena Pluginを駆使することで、効率的でユーザビリティの高いアプリの運用を実現しました。
具体的には
- フィールド制御プラグインで、顧客が「法人」か「個人」かによって、表示するフィールドを切り替える
- タブ表示プラグインで、カテゴリごとに項目をタブ表示する
- 法人番号検索プラグインで、法人番号から法人名や住所の情報を自動入力できるようにする
などが挙げられます。
また、kintoneでは変更履歴を確認できるため、Excel業務時に発生していた「顧客管理の履歴を正確に記録できない」という課題も解決することができました。
② ガントチャートで業務内容を直感的に可視化して管理
（※ 画像は事例紹介用に作成したサンプルアプリです）
業務管理では、レコードをガントチャート形式で表示できるガントチャートプラグインの導入を行いました。
これにより、スケジュールの期間を可視化することはもちろん、作業状況に応じてスケジュールバーの色を自動変更することで、現在の作業状況を直感的に把握できるようになりました。
（※ 画像は事例紹介用に作成したサンプルデータです）
また、このスケジュールは、案件管理アプリに登録されたタスクテーブルのデータを、テーブルデータ転送プラグインでレコードデータに分解/転送して表示しています。
アプリ間のデータ連携をプラグインで行うことで、業務の効率化を実現することができました。
このような「スケジュールの可視化」に加え、「kintoneによる一元管理」「コメント機能の活用」を行うことで、Excel業務時に多発していた進捗の不明瞭さや更新漏れの課題を解決することができたと霧生氏はお話してくださいました。
③ 工数と案件のデータを紐づけて生産性管理を実現
（※ 画像は事例紹介用に作成したサンプルデータです）
日報アプリに入力された工数のデータと、案件管理アプリの売上のデータを紐づけることで、kintone上での生産性管理・採算分析を実現しました。
以前のExcel業務時は、勤怠管理システムの工数入力とExcelの売上管理から集計作業を行う必要があり、手間が発生していましたが、kintone上でデータを一元管理することで、スマートな生産性管理が可能になりました。
④ タスクごとに予実管理を行うことで柔軟な対応が可能に
（※ 画像は事例紹介用に作成したサンプルアプリです）
さらに、タスクごとの予定工数・実績工数を集計することで、「この人は今週あと何時間空きがあるか」を可視化することができるようになりました。
これにより、突発的な業務が発生した場合にも、適切な人材を適切なタイミングで配置する判断が可能に。
この集計は評価にも活用されており、予定と実績の差異からスタッフのスキル把握・育成に繋げているとのことです。
⑤ 「Crena Plugin」でカスタマイズの課題をまとめて解決
以前のJavaScriptによるカスタマイズでは、システムの競合やアップデートのためにエラーが頻発してしまっていました。
ですが、Crena Pluginにカスタマイズを統一することで、エラーの発生をほぼゼロにすることに成功しました。
Crena Pluginでは、同社のプラグイン同士で競合エラーが発生しないように徹底的にチェックを行っているほか、kintone公式のアップデートにも迅速に対応します。
また、他社のkintone導入サービスにJavaScriptカスタマイズを依頼していたときは、「機能リクエスト → 実装」「エラー報告 → 修正」に1～2週間ほどかかってしまっていました。
ですが、Crena Pluginでは26種類の機能豊富なプラグインを自由に利用できるため、すぐに拡張したい機能の実装に取り組むことが可能になりました。
さらに、Crenaではユーザーのリクエストを反映した積極的なアップデートを行っているため、ニーズに柔軟な対応が可能です。
⑥ kintoneの導入で意識したポイント
また、霧生氏は、kintoneの（再）導入を行うにあたって、「マニュアルの作成」と「利用者に対するヒアリング」を意識したそうです。
例えば、マニュアルについては、上記のように丁寧に手順が解説されたマニュアルが複数用意されています。
「kintoneの利用に不安や抵抗感を抱くメンバーもいる中で、特にM&Aで承継した会計事務所のメンバーにとっては、まずスペラビの業務フローや文化を理解することからのスタートとなるため、できるだけスムーズに受け入れてもらえるよう配慮しました。
その一環として、画像を多く用意するなど、直感的に操作や内容を理解できる工夫を施し、会計ソフト等と同じように「日常業務の中で自然に使われるツール」として浸透させるにはどうすればよいかを常に意識して取り組みました。」
と霧生氏は語ってくださいました。
また、kintoneのポータル画面には、気付きや質問を送信する項目が用意されています。
これに関して、霧生氏は
「kintoneというのは、導入すれば全てを解決してくれる万能なツールではなくて、みんなの手で継続的に改善していくツールなんだ、ということを周知していく必要がある」
とお話してくださいました。
システム構築担当者だけでなく、メンバー全員でkintoneについて考えていくことが、よりよい業務環境作りには大切なのかもしれませんね。
今後の展望
最後に、今後の展望について霧生氏にお伺いすると
- KPI（重要業績評価指標）をkintoneでリアルタイムに把握できる機能を実装予定
- 現在Excelで管理しているSFA（営業管理ツール）なども、順次kintoneへ移行する予定
- kintoneを社内ポータルとしても活用し、情報の一元管理と業務効率化を図る予定
- 会社の目標として、10年以内に100人規模の組織を目指しており、事業規模拡大に注力している
という同社の更なる発展を予感させるコメントをいただけました。
スペラビ税理士法人様の更なるご活躍を心待ちにしております。ご協力ありがとうございました。