kintoneを利用していると
「アプリ間のデータ連携をもっと効率化したい…」
「基本機能では、かゆいところに手が届かなくて困っている…」
というお悩みはありませんか？
せっかくクラウドでデータを一元管理していても、毎回手作業や無駄な入力が多かったら、利用がイヤになってきてしまいますよね。
そこで、今回の記事では、Crenaのkintoneプラグイン
① アプリ間レコードコピープラグイン
② アプリ間レコード更新プラグイン
③ アプリ間レコード一括コピープラグイン
④ アプリ間レコード一括更新プラグイン
について、ご紹介をしていきたいと思います！
kintone構築やプラグインに精通した弊社が分かりやすく解説を行います。
ぜひ最後までチェックしてみてください！
関連ブログ kintoneプラグインでデータ連携をもっと便利に！ 活用事例のご紹介 |
kintoneのデータ連携機能
まず、kintoneにはアプリ間のデータ連携機能として、以下の3つが用意されています。
- ルックアップ機能
- アプリアクション機能
- 関連レコード一覧機能
まず、これらの機能について、確認してみましょう。
ルックアップ機能
ルックアップ機能は、他のアプリからデータを取得することができる機能です。
アプリのレコードにデータを入力する際に、他のアプリから必要なデータを検索してコピーすることができます。
例えば、上記の例では、「顧客管理アプリ」の顧客情報を、「活動履歴アプリ」で読み込むことによって、入力を省略することができました。
アプリアクション機能
アプリアクション機能は、登録されたレコードのデータを、指定したアプリに転記することができる機能です。
コピー元のデータがあるアプリの方に設定する点が、ルックアップ機能との違いです。
例えば、上記の例では、「顧客管理アプリ」にアプリアクション（新規案件を登録するボタン）を設置することによって、「活動履歴アプリ」に顧客情報をコピーすることができました。
関連レコード一覧機能
関連レコード一覧機能は、今開いているレコードと関連するレコードを一覧表示する機能です。
例えば、上記の例では、「顧客管理アプリ」で、顧客情報に関連する案件や活動を表示するように、設定を行いました。
プラグインでデータ連携をもっと便利に
以上のように、kintoneには標準でデータ連携機能が用意されていますが、実際に使用してみると
「これができたら便利なのになあ…」
「あとちょっとかゆいところに手が届かない…」
といった使用感を抱くことも少なくありません。
そんなとき、kintoneの機能をもっと便利にしてくれるのが、最初に紹介した4つのプラグイン
① アプリ間レコードコピープラグイン
② アプリ間レコード更新プラグイン
③ アプリ間レコード一括コピープラグイン
④ アプリ間レコード一括更新プラグイン
になります！
順番にご紹介していきますので、ぜひ最後までお付き合いください。
① アプリ間レコードコピープラグイン
アプリ間レコードコピープラグインは、レコード情報を別のアプリにコピーするプラグインです。
コピーするタイミングやフィールド、条件を自由にカスタマイズすることができます。
アプリ間のレコードをコピー
 案件情報を作成時に、自動で活動履歴に顧客情報をコピーし、レコードを作成しました |
まず、主要機能として、アプリ間でレコード情報をコピーすることができます。
特徴としては、コピーするアプリやフィールドを複数設定することができ、コピーされた情報は自動的に保存が行われます。
このような作業を通常機能で行う場合、アプリアクションが必要ですが、それを省略することができるので、業務の効率化に繋がります。
コピータイミング選択
レコードのコピーを行うタイミングを、上記の中から選択することができます。
また、ボタンクリック時を選択した場合は、ボタン名を自由に設定することができます。
こちらの機能は、他社の類似kintoneプラグインの中でも、Crena独自の機能となっております！
条件付きコピー
あるフィールドの値が特定の条件を満たしている場合にのみ、そのレコードをコピーするように設定することができます。
これにより、「自動コピーは便利だけど、不要なレコードまでコピーを作成してしまう！」という事態を防ぎ、必要なものだけコピーを行うことが可能となっています。
こちらも、当社独自の機能になっております！
その他機能
実行可能ユーザーの設定
→ 実行可能なユーザーを指定することができます。
ゲストスペース対応
→ ゲストスペース内でもプラグインを利用することができます。
モバイル対応
→ モバイル版でもプラグインを利用することができます。
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② アプリ間レコード更新プラグイン
アプリ間レコード更新プラグインは、特定のフィールド値が一致するレコードの内容を更新するプラグインです。
更新するタイミングやフィールド、条件を自由にカスタマイズすることができます。
アプリ間のレコードを更新
 更新前の案件情報レコード |
 「顧客管理アプリ」で顧客名を変更した場合、「案件管理アプリ」でも、顧客名が更新されるように設定を行いました |
主要機能として、アプリ間でレコード情報を更新することができます。
更新するアプリやフィールドを複数設定することができ、更新された情報は自動的に保存が行われます。
データの書き直しやルックアップ機能での再取得を無くすことができるので、業務の効率化を推し進めることができます。
更新タイミング選択
レコードを更新するタイミングを、上記の中から選択することができます。
また、ボタンクリック時を選択した場合は、ボタン名を自由に入力できます。
こちらは当社の独自機能です。
空白の上書き制御
更新元アプリの項目の値が空白の場合、更新先アプリの項目を空白で上書きするか否か設定することができます。
こちらは当社の独自機能です。
条件付き更新
あるフィールドの値が特定の条件を満たしている場合にのみ、そのレコードを更新するように、設定することができます。
これにより、不用意な更新を防いだり、目的のデータだけ更新を行うことが可能になります。
こちらは当社の独自機能です。
その他機能
実行可能ユーザーの設定
→ 実行可能なユーザーを指定することができます。
ゲストスペース対応
→ ゲストスペース内でもプラグインを利用することができます。
モバイル対応
→ モバイル版でもプラグインを利用することができます。
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③ アプリ間レコード一括コピープラグイン
アプリ間レコード一括コピープラグインは、特定のアプリのレコード情報を元に、別アプリのレコードを一括でコピーするプラグインです。
コピーしたいフィールドや条件を指定することができます。
アプリ間のレコードを一括コピー
 レコードなしのコピー先アプリ（タスク管理②）に、まとめてレコードをコピーしました |
主要機能として、アプリ間でレコード情報を一括コピーすることができます。
コピーするアプリやフィールドを複数設定することができ、コピーされた情報は自動的にレコードとして保存されます。
1つ1つのレコードでアプリアクションやルックアップを行う手間が省けるので、大幅に業務の効率化が可能です。
固定値入力
複数のレコードを一括でコピーする際に、指定したフィールドに固定値を入力することができます。
上記の例では、コピーしたレコードに、まとめて優先度と締め切り日の入力を行いました。
こちらは当社の独自機能です。
コピー元レコード値設定
レコードコピー後に、コピー元レコードのフィールドに、プラグイン設定で指定した値を入力することができます。
上記の例では、コピー実行後、「タスクのコピーチェック」というフィールドに「済」と入力されるように、設定を行いました。
こちらは当社の独自機能です。
ボタンを表示する一覧の選択
実行ボタンを表示する一覧を選択することができます。
こちらは当社の独自機能です。
その他機能
実行可能ユーザーの設定
→ 実行可能なユーザーを指定することができます。
プラグイン設定インポート/エクスポート
→ プラグインの設定情報をJSONファイルに書き出すことができます。
ゲストスペース対応
→ ゲストスペース内でもプラグインを利用することができます。
モバイル対応
→ モバイル版でもプラグインを利用することができます。
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④ アプリ間レコード一括更新プラグイン
アプリ間レコード一括更新プラグインは、特定のフィールドの値が一致する別アプリのレコード内容を、一括で更新するプラグインです。
更新したいフィールドや条件を指定することも可能です。
アプリ間のレコード一括更新
 更新先のアプリ（案件管理）。更新前の取引先名は「サンプル株式会社」 |
 更新元（顧客管理）の取引先名（テスト株式会社）を、更新先（案件管理）に一括で適用させました。 |
主要機能として、アプリ間でレコード情報を一括更新することができます。
更新するアプリやフィールドを複数設定することができ、更新された情報は自動的に保存が行われます。
1つ1つのレコードで、書き直しやルックアップを行う手間が省けるので、大幅に業務の効率化を推し進めることが可能です。
固定値入力
 更新前の会社情報 |
 会社名を一括更新し、担当者は固定値で入力 |
複数のレコードを一括更新する際に、指定したフィールドに固定値を入力することができる機能です。
上記の例では、会社名を一括更新する際に、固定値で担当者の入力を行いました。
こちらは当社の独自機能です。
その他機能
実行可能ユーザーの設定
→ 実行可能なユーザーを指定することができます。
プラグイン設定インポート/エクスポート
→ プラグインの設定情報をJSONファイルに書き出すことができます。
ゲストスペース対応
→ ゲストスペース内でもプラグインを利用することができます。
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まとめ
それでは、今回紹介したプラグインについて、まとめていきたいと思います。
| ① アプリ間レコードコピープラグイン |
主要機能：アプリ間でレコード情報をコピーすることができる
|
こんなお悩み・ご要望がある方にオススメ
|
| ② アプリ間レコード更新プラグイン |
主要機能：アプリ間でレコード情報を更新することができる
|
こんなお悩み・ご要望がある方にオススメ
|
| ③ アプリ間レコード一括コピープラグイン |
主要機能：アプリ間でレコード情報を一括コピーすることができる
|
こんなお悩み・ご要望がある方にオススメ
|
| ④ アプリ間レコード一括更新プラグイン |
主要機能：アプリ間でレコード情報を一括更新することができる
|
こんなお悩み・ご要望がある方にオススメ
|
| 今回のブログの続きはこちらから！kintoneプラグインでデータ連携をもっと便利に！ 活用事例のご紹介 |
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それでは、最後までお読みいただきありがとうございました。
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