kintoneプラグインでデータ連携をもっと便利に! 活用事例のご紹介

kintone

こんにちは、株式会社Crenaです!

前回の記事、「kintoneプラグインでデータ連携をもっと便利に!アプリ間のコピーと更新をパワーアップ」では、当社の4つのアプリ間データ連携プラグインを紹介させていただきました。

そこで、今回の記事では、それらのプラグインについて、具体的な活用事例をご紹介したいと思います。

・アプリ間のデータ連携をもっと効率化したい
・kintone基本機能では、かゆいところに手が届かなくて困っている
・どんなときに使えるのか、もしくは自社の困り事に使えるのか知りたい

そんなお悩み・ご要望をお抱えの方は、ぜひ最後までチェックしてみてください!

4つのアプリ間データ連携プラグイン

まず、前回のおさらいですが、当社では、以下の4つのアプリ間データ連携プラグインを提供しております。

① アプリ間レコードコピープラグイン
② アプリ間レコード更新プラグイン
③ アプリ間レコード一括コピープラグイン
④ アプリ間レコード一括更新プラグイン

たくさんあって、少し覚えにくいかもしれませんが、それぞれアプリ間のデータを「コピー」「更新」「一括コピー」「一括更新」してくれるプラグインになります。

これらのプラグインを用いれば、基本機能である「ルックアップ」や「アプリアクション」では、実現できなかったアプリ間データ連携が可能になり、業務の効率化を推し進めてくれます。

それでは、順番に機能と活用事例を見ていきましょう。

 

① アプリ間レコードコピープラグイン

アプリ間レコードコピープラグインは、レコード情報を別のアプリにコピーするプラグインです。

コピーするタイミングやフィールド、条件を自由にカスタマイズすることができます。

 

機能紹介


アプリAからアプリBにレコードをコピー

主要機能として、アプリ間でレコード情報をコピーすることができます。

特徴としては、コピーするアプリやフィールドを複数設定することができ、コピーされた情報は自動的に保存が行われます。

通常、このような作業を行う際は、アプリアクションボタンを押す必要がありますが、それを省略できるので、効率化やミスの削減に繋がります。

また、それ以外にも

  • コピータイミング選択(独自機能
  • 条件付きコピー(独自機能
  • 実行可能ユーザーの設定
  • ゲストスペース対応
  • モバイル対応

などの機能を備えております。

独自機能とは、類似kintoneプラグイン(他社リリース)と比較したとき、当社独自の機能であることを指します。

 

活用事例

お悩み当社では、kintoneで問い合わせ管理を行っております。問い合わせがクレームであった場合には、クレーム管理アプリにデータをコピーしているのですが、アプリアクションボタンを押し忘れるというミスが多発しております。ミスを減らし、効率化する方法はないでしょうか?

before

解決案:そのようなお悩みは、当社の「アプリ間レコードコピープラグイン」で解決です。このプラグインを用いれば、アプリアクションボタンを押さずに、コピーを実行することができます(この例では、レコード作成時にコピーが行われるように設定を行いました)。これにより、ミスや手間を減らし、業務を効率化することが可能です。(図1)


after(図1)

さらに、当社のプラグインには、条件付きコピー機能が搭載されています。これにより、問い合わせ種別がクレームであった場合にのみ、自動でレコードコピーされるよう設定を行いました。(図2)

問い合わせ種別がクレームであったときのみ、コピーを行うように設定をした(図2)

 

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② アプリ間レコード更新プラグイン

アプリ間レコード更新プラグインは、特定のフィールド値が一致するレコードの内容を更新するプラグインです。

更新するタイミングやフィールド、条件を自由にカスタマイズすることができます。

 

機能紹介


アプリAでデータを更新したとき、アプリBのデータを自動更新

主要機能として、アプリ間でレコード情報を更新することができます。

更新するアプリやフィールドを複数設定することができ、更新された情報は自動的に保存が行われます。

データの書き直しやルックアップ機能での再取得を無くすことができるので、業務の効率化を推し進めることができます。

また、それ以外にも

  • 更新タイミング選択(独自機能
  • 空白の上書き制御(独自機能
  • 条件付き更新(独自機能
  • 実行可能ユーザーの設定
  • ゲストスペース対応
  • モバイル対応

などの機能を備えております。

 

活用事例

お悩み:当社では、kintoneでプロジェクト管理、およびそれに関連する業務管理を行っております。業務が完了した際に、プロジェクト管理に記録を行うのですが、手動の為に更新忘れが多発しております。うまく効率化する方法はないでしょうか。

before

解決案:そのようなお悩みは、当社の「アプリ間レコード更新プラグイン」で解決です。このプラグインを用いれば、業務が完了した際に、自動でプロジェクト管理の日付データを更新することができます。
また、条件付き更新機能により、レビュー結果が合格のときにのみ、開発完了日の日付が更新されるよう設定を行いました。


after

 

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③ アプリ間レコード一括コピープラグイン

アプリ間レコード一括コピープラグインは、特定のアプリのレコード情報を元に、別アプリのレコードを一括でコピーするプラグインです。

コピーしたいフィールドや条件を指定することができます。

 

機能紹介


アプリAからアプリBにレコードを一括コピー

主要機能として、アプリ間でレコード情報を一括コピーすることができます。

コピーするアプリやフィールドを複数設定することができ、コピーされた情報は自動的にレコードとして保存されます。

1つ1つのレコードでアプリアクションやルックアップを行う手間が省けるので、大幅に業務の効率化が可能です。

また、それ以外にも

  • 固定値入力(独自機能
  • コピー元レコード値設定(独自機能
  • ボタンを表示する一覧の選択(独自機能
  • 実行可能ユーザーの設定
  • ゲストスペース対応
  • モバイル対応

などの機能を備えております。

 

活用事例

お悩み:当社では、大型商品のセット販売を行っております。注文があったとき、発送管理アプリに入力を行うのですが、毎回それぞれの商品に住所入力とルックアップが必要であるため、手間がかかってしまいます。うまく効率化する方法はないでしょうか?


before:商品リストアプリ

before:発送管理アプリの入力

解決案:そのようなお悩みは、当社の「アプリ間レコード一括コピープラグイン」で解決です。このプラグインを用いれば、商品のレコードをまとめて、発送管理アプリにコピーすることが可能です。
さらに、固定値入力機能によって、まとめて各レコードに顧客情報を入力することができます。これにより、何回もレコードを作成したり、ルックアップを行う手間を無くすことが可能です。


after

 

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④ アプリ間レコード一括更新プラグイン

アプリ間レコード一括更新プラグインは、特定のフィールドの値が一致する別アプリのレコード内容を、一括で更新するプラグインです。

更新したいフィールドや条件を指定することも可能です。

 

機能紹介


アプリAのデータをアプリBに適用して一括更新

主要機能として、アプリ間でレコード情報を一括更新することができます。

更新するアプリやフィールドを複数設定することができ、更新された情報は自動的に保存が行われます。

1つ1つのレコードで、書き直しやルックアップを行う手間が省けるので、大幅に業務の効率化を推し進めることが可能です。

また、それ以外にも

  • 固定値入力(独自機能
  • 実行可能ユーザーの設定
  • プラグイン設定インポート/エクスポート
  • ゲストスペース対応

などの機能を備えております。

 

活用事例

お悩み:当社はkintoneで顧客管理を行っております。顧客情報に変更があるとき、その度に関連アプリでルックアップを行い、顧客情報を更新しなければならないのですが、よく更新忘れやミスが発生してしまっています。何かよい解決方法はないでしょうか。


before

解決案:そのようなお悩みは、当社の「アプリ間レコード一括更新プラグイン」で解決です。当プラグインのアプリ間レコード一括更新機能を用いれば、ボタン1つでまとめて顧客情報を更新することが可能です。


after

 

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まとめ

それでは、今回の内容をまとめていきます。

① アプリ間レコードコピープラグイン
主要機能:アプリ間でレコード情報をコピーすることができる

  • コピータイミング選択(独自機能
  • 条件付きコピー(独自機能
  • 実行可能ユーザーの設定 など…
② アプリ間レコード更新プラグイン
主要機能:アプリ間でレコード情報を更新することができる

  • 更新タイミング選択(独自機能
  • 空白の上書き制御(独自機能
  • 条件付き更新(独自機能) など…
③ アプリ間レコード一括コピープラグイン
主要機能:アプリ間でレコード情報を一括コピーすることができる

  • 固定値入力(独自機能
  • コピー元レコード値設定(独自機能
  • ボタンを表示する一覧の選択(独自機能) など…
④ アプリ間レコード一括更新プラグイン
主要機能:アプリ間でレコード情報を一括更新することができる

  • 固定値入力(独自機能
  • 実行可能ユーザーの設定
  • プラグイン設定インポート/エクスポート など…

「もっと詳しくそれぞれのプラグインの機能を見てみたい!」という方がいらっしゃいましたら、ぜひ前回の記事をご確認ください。

また、こちらの活用事例紹介ページでは、別パターンの活用事例も紹介しております。併せてご確認ください。

 

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それでは、今回は4つのアプリ間データ連携プラグインの機能と、その活用事例についてご紹介させていただきました。

最後までお読みいただきありがとうございました。

 


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