kintoneとITツールの連携で「商品自動受注」「請求書作成自動化」する方法！

あいさつ

皆さんのなかでこのようなことでお困りの方はいらっしゃいませんか？

・FAXやメールで注文を受け付けており受注管理が属人化している。
・請求書を発行するために受け付けた注文内容を別のシステムに重複入力している。
・受注から請求書送付までの処理が多く入金までに時間がかかる

受注、請求書作成、送付へと続く一連の業務は、さまざまな段階を踏む必要があり、煩雑でミスの起こりやすく、課題を感じている企業が多く存在します。

今回は、この一連の業務を効率化するため、kintone・FormBridge・kViewer・プリントクリエイターを活用して「商品自動受注」「請求書作成自動化」をしていきたいと思います。

それでは、さっそくいきましょう！

FormBridge・kViewer・プリントクリエイターとは

FormBridgeとは、kintoneの情報を用いてweb上に公開するフォームを作成できるサービスです。

ホームページでのお問い合わせ受付や申込み、アンケートなどのフォームをかんたんに作成でき、フォームに入力されたデータは、kintoneに自動的に反映させることができます。

詳細は下記の動画を御覧ください。

kViewerとは、kintone内にある情報やデータをWeb上に公開できるサービスです。
kintoneアカウントを所持していない人でもリアルタイムにkintone内の情報を共有することができます。Web上に表示するレコードやフィールドは選択できるので、余計な情報を外部に公開してしまう心配もありませんし、kintoneに登録されているレコード情報を書き換える必要もありません。

詳細は下記の動画を御覧ください。

プリントクリエイターとは、kintoneに登録されている情報を活用して簡単に帳票が作成出来るサービスです。
プリントクリエイターを使えばkintone内にある会社情報や金額を参照し、見積書や請求書の作成が可能です。既存でお使いのPDFファイルをアップロードし、あとはマウスの操作のみでお望みの帳票作成が可能となります。

詳細は下記の動画を御覧ください。

全体像

今回は、複数システムの設定が必要となるため、まずは全体像を見ておきましょう！

1.kintoneに商品アプリを作成

まずはじめに、FormBridgeに連携させる商品アプリをkintoneに作成します。
商品申込フォームに表示する、商品名や金額などの情報をアプリに登録しておきましょう！

2.kViewerに外部公開APIビューを作成

次に、先程作成した商品アプリのビューをkViewerに登録します。商品申込フォームにkintoneの商品情報を表示させるためには「外部公開API」ビューをkViewerで事前に作成しておく必要があります。

マスタとして連携させたいフィールドを選択し、ビューを公開します。

3.kintoneに商品申込アプリを作成

商品申込フォームに入力された情報が反映される商品申込アプリをkintoneに作成します。

4.プリントクリエイターで請求書を作成

商品申込フォームに入力された情報から自動作成される請求書（帳票）をプリントクリエイターで作成します。

5.FormBridgeで商品申込フォームを作成

FormBridgeで商品申込みフォームを作成します。

申込み一覧テーブルに予め作成しておいた商品アプリのkViewerルックアップを設定することで、フォーム上から商品を簡単に検索することが可能です！

kViewerルックアップの設定の仕方については以前ブログで説明していますので、下記記事を参考にしてみてください。

ユーザーのログイン情報をwebフォームの初期値に設定する方法

6.FormBridgeとプリントクリエイターを連携する

最後に、FormBridgeとプリントクリエイターを連携します。FormBridge（商品申込フォーム）の設定画面にある「プリントクリエイターと連携する」に進み、「プリントクリエイターと連携する」というチェックボックスにチェックを入れます。

次に、プリントクリエイターを設定した商品申込みアプリを開き、請求書帳票を出力し、出力した請求書のURLをコピーします。

最後に、コピーしたURLをFormBridgeの「kintoneのレコード詳細からPDFを出力したプリントクリエイターのURL」に貼り付けて保尊します。これで設定は完了です！

設定完了！

作成した商品申込フォームで申込をしてみましょう！

申込内容を入力して送信すると[出力]ボタンが表示されるので、クリックすることで請求書がダウンロードできます。

また、申込内容はkintoneの商品申込アプリに自動反映されます。

まとめ

今回は、kintone・FormBridge・kViewer・プリントクリエイターを活用して「商品自動受注」「請求書作成自動化」する方法についてご紹介しました！

株式会社Crena（クレナ）では、中小企業様を中心に『低コスト&短納期』でのkintone導入を構築を支援しております。システムを構築する前段階である、業務の洗い出しから課題の抽出、最適な業務フローの構築からサポートいたしますので、まずはお気軽にご相談ください。