【プログラム知識不要】kintoneで構築した販売管理システムのご紹介

こんにちは！Kentarouです！

2021/9/11 に「会計事務所DX化のシステム設計図」に関する下記ツイートをしたところ、反響が思いのほかありましたので、ブログにすることにしました！！

システム設計図を「営業支援 (SFA)」、「販売管理」、「プロジェクト管理」の３つのセクションに分けて紹介してきます。

今回は、「販売管理」の部分を紹介します。

営業支援 (SFA)の構築を知りたい場合は『こちらをクリック』

#マジカチ が会計事務所のDX化を促進する！と思えるような内容でした。

Notionやkintone、zapierの話が聞けるとは夢にも思わなかったです！

クラウドで会計事務所のDX化をガンガン進めていきたいですね。

弊社が業務設計した某会計事務所のシステム図です。
参考になれば幸いです。#freee pic.twitter.com/NcGB9doAkm

— 株式会社Crena (@create_new_air) September 11, 2021

 

販売管理システムの全体像

Crenaでは、kintoneとkintoneに連携可能なSaaSサービスを駆使して販売管理システムを構築しております。

 

受注

取引先から品物や仕事の注文を受け、kintoneに登録していきます。

受注登録

取引先から受注した品物や仕事の内容をkintoneに登録します。フォームブリッジで注文フォームを作成し、Webから注文して頂くことでkintoneに注文情報を連携することが可能です。
これにより、販売管理システムへの入力作業や転記ミスを防止することができます。

Web注文が難しい取引先から受領した注文書については、非定型帳票をAI-OCRで読み取りが可能なDX Suiteを使いkintoneに連携することで入力業務が効率化されます。

案件登録

受注内容をもとに案件をkintoneに登録します。案件アプリでは案件 (プロジェクト)の基本情報だけでなく、予算の策定や、社内人件費を含めた実績管理ができます。詳しくは、次回のブログ (プロジェクト管理) で紹介します。

発注

取引先に販売する商品やプロジェクトに必要な材料などを発注します。

発注登録

取引先に販売する商品やプロジェクトに必要な材料などの発注情報をkintoneに登録します。プリントクリエイターを使うことで、kintoneに登録した発注情報を活用して発注書を作成することが可能です。プリントクリエイターのコースがプレミアムであれば、作成した発注書はkintoneの添付フィールドに直接保存できます。

発注

kintoneに登録された発注内容をもとに発注をします。kMailerを使うことでkintoneに登録した発注内容を活用して発注先にメールを送信することができます。

入荷

仕入先から入ってきた商品・荷物を検品し 商品を店頭に並べたり、倉庫に入れて保管します。

検品

商品が入庫される際、発注したとおりの規格で送られてきているか、性能や品質、数に問題がないかを検査します。

入庫登録

検品が完了した商品の個数や置き場所を決めkintoneに登録します。入庫情報を登録することで”ロット管理”をすることができます。ロット管理をすることで次のようなメリットがあります。

• 生産の無駄を排除
• 在庫管理の効率アップ
• 不良品を特定・追跡が可能

ロット管理とは･･･商品や製品の仕入（製造）から販売ないし出荷までを製品単位毎に管理する方法

仕入登録

kintoneに入庫した商品情報や支払期限などを登録します。freee for kintoneを使うことでkintoneに登録した内容をfreee会計に連携するこができます。これにより、会計システムへ仕入の取引 (未払いの仕入取引) を計上する必要がなくなります。

 

出荷

kintoneに出荷情報を登録し、「在庫引き当て処理」「ピッキング」「梱包」「発送」を行います。

出荷登録

kintoneに出荷した商品情報や出荷先などを登録します。出庫登録をすると先入先出法で在庫が減少します。

先入先出法とは･･･最初に生産・仕入された古い在庫が、先に販売、使用、廃棄または費用計算される資産管理方法

発送

kintoneに登録した出荷情報をもとに発送をします。プリントクリエイターを使うことで、kintoneに登録した出荷情報を活用して送り状や納品書などの発送に必要な書類を作成することが可能です。

請求

取引先の検品出荷した商品における売上を確定させ請求書を送ります。

売上登録

kintoneに売上金額や回収期限、freeeに連携したい品目、部門、メモタグ、セクションなどを登録します。売上が入金される口座を設定しておくことで口座ごとの収入と支出のスケジュール管理ができます。

請求書作成

freee for kintoneを使うことでkintoneに登録した内容をfreee会計に連携し請求書を作成することができます。freeeの請求書ステータスを「送付待ち」または「送付済み」で連携することで自動で売上取引が作成されます。

請求書送付

作成した請求書を取引先に送付します。freeeから請求書を送付する方法は次の3つです。

• freeeから請求書をWebで共有する
• freeeの郵送サービスを利用する
• freeeからメールを送信する

freeeから請求書をメールで送信する場合、「返信先メールアドレス」欄に入力したメールアドレスはメールのfrom欄に入らず、from欄には invoice+noreply@freee.co.jp が入ります。

もし、自社のメールアドレスを使って請求書を送りたい場合は、kMailerを使うことでkintoneからメールを送信することが可能です。kMailerにテンプレートを作成しておけばワンクリックでメールを送信することができます。

支払

取引先から送付された請求書をもとに支払いをします。

支払い

kintoneから連携した仕入情報をもとにfreeeでインタネットバンキングの振込データを作成し、振り込みます。
下記銀行であれば振込データをインターネットバンキングに直接送信することが可能です。

• 住信SBIネット銀行
• 三菱UFJ銀行
• PayPay銀行

買掛管理

freeeの決済ステータスをkintoneに連携させることでkintoneで買掛管理をすることができます。
kintoneで買掛管理をするメリットは次の２つです。

• 担当別、部署別、口座別などあらゆる角度から買掛金を管理することができる。
• freee会計のアカウントを持っていない従業員も決済ステータスを確認することができる。

回収

請求した金額に対し入金予定日までに入金があったかの有無を確認します。

回収 (消込)

売掛管理

freeeの決済ステータスをkintoneに連携させることでkintoneで売掛管理をすることができます。
kintoneで売掛管理をするメリットは次の3つです。

• 担当別、部署別、口座別などあらゆる角度から売掛金を管理することができる。
• freee会計のアカウントを持っていない従業員も決済ステータスを確認することができる。
• 未収金額だけでなく回収見込や回収方法をkintoneで管理することができる。

最後に

今回は、kintoneとkintoneに連携可能なSaaSサービスを駆使して構築した販売管理システムを紹介しました。
kintoneを既にご導入の方や導入を検討している方は是非参考にしてみてください。

株式会社Crena（クレナ）では、中小企業様を中心に、低コスト&短納期でのkintone導入を構築を支援しております。システムを構築する前段階である、業務の洗い出しから課題の抽出、最適な業務フローの構築からサポートいたしますので、まずはお気軽にご相談ください。