【一目置かれる！】個人でできる業務効率化のススメ

皆様こんにちは！Manaです(ΦωΦ)

今回の記事は下記のような方々にとってより有益な情報となっております💡

・仕事量が多くて毎日残業している
・いつも時間に追われて余裕がない
・周りから仕事が出来る人と思われたい

この記事の内容を実践することでたちまちハッピーな人生を送ることができます！
そんな大げさな、、、と思うかもしれませんが、そんなことはありません。

何故そこまで言えるかと言うと、私自身が身をもって体験したからです👐
それでは早速いきましょう〜！

業務効率化とは何か

業務効率化とは一言で言うと、業務の「ムリ・ムダ・ムラ」を見つけ出し、それを減らしたりなくすための業務改善のことです。

業務効率化って会社がやることでしょ？私たちはお願いされた仕事をやるしかないし・・・
もしそう思っている人がいたら、それは大きな間違いです。

もちろん会社として取り組んでいくのが一般的ですが、個人としてでも業務効率化を図ることは十分可能です。
ここで紹介することを実践するだけでたちまち周りと差がつきますよ！

個人でできる業務効率化の方法

業務を見える化する

これは地味ですが非常に効果的！
一日に行うタスクを洗い出してリストにすることで見える化します。
そうすることで、業務をこなす順番や時間配分を組みやすく、余計なスキマ時間をなくすことが可能です。

ちなみに私はNotionというアプリでタスクを管理していました！
Notionについて詳しくまとめた記事がありますので、参考までに御覧ください♪

2021.04.11

2021年流行のITツール | Notionの紹介

1.Notionとは？ Notionはメモ、タスク管理、プロジェクト管理、データベース、Wikiといったさまざまな機能を一つにした情報管理...

仕事の優先順位を決める

そんなことわかってるよ、、、という声も聞こえてきそうですが、これがなかなか難しいんですよね。
いつも時間に追われている人って、実はこれができていない人が多い気がします。

優先順位が高いものからこなすというのは当たり前ですが、特に重要なのは優先順位を正しくつけること。
私が実践している優先順位の決め方は下記の通りです！

1.重要かつ緊急性が高いもの
2.重要だが緊急性が高くないもの
3.重要ではないが緊急性が高いもの
4.重要でなく緊急性も高くないもの

下に行くにつれて優先順位が低くなってきます。
全ての業務をここに当てはめていくことでより効率的に業務を進めていくことが可能です！
ちなみに、数分で終わるような仕事はすぐにこなしてしまってOK👌
臨機応変に対応しましょう。

もしかする優先順位を考えている時間が無駄だと感じる人もいるかもしれません。
しかし、そんなことは絶対にありませんよ！

納期遅延などのトラブルを引き起こさないためにも、まずは騙されたと思って実践してみましょう✨

ショートカットキーを使いこなす

これは本当に侮れませんよ。
私はショートカットキーに救われたと言っても過言ではありません。

ショートカットキーをマスターすると、事務作業のスピードが格段に上がります！
初めは逆に時間がかかってしまう可能性もありますが、長い目で見るとショートカットキーを使えたほうが遥かに良いです。

タイピング速度に自信がない人は特にマスターしてみましょう！
理想はマウスクリックを使わずにショートカットキーだけでほとんどの操作が出来るレベルです👌
ちなみに私はまだまだ勉強中ですが(;_;)

ショートカットキーはネットで調べるとすぐ出てきますので是非見てみてくださいね！

まとめ

いかがだったでしょう。
誰でも初められる簡単な内容だったのではないでしょうか？

誰でも出来ることなのに、実際にやっている人はほんの一握りの人だけです。
これを実践することで、時間に余裕が生まれ、私生活も充実すること間違いなしですよ！

仕事に追われる毎日はもう終わりにしましょう✨