【動画で分かる】Crenaのkintoneプラグインを徹底解説!アプリ間レコード連携に大革命【レコード操作 前編】

kintone

こんにちは、株式会社Crenaです!
先日、株式会社MOVEDさまのYoutubeチャンネルに、弊社の代表である平野が出演させていただきました。

今回の記事では、前回のカスタマイズビュー編に引き続き、動画の内容を改めて記事としてご紹介させていただきます!

\カスタイマイズビュー編の記事はこちらから!/

【動画で分かる】Crenaのkintoneプラグインを徹底解説!カンバン・ガントチャート・タブ表示【カスタマイズビュー 前編】

【動画で分かる】Crenaのkintoneプラグインを徹底解説!ツールチップ・イチラン【カスタマイズビュー 後編】

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プレゼントレーニング、業務改善の自立支援、サイボウズ製品の研修といった事業を展開しており、これらはいずれもユーザ様が自己実現を目指すきっかけづくりを理念としております。

豊富な支援実績はもちろんのこと、ユーザとして現場の最前線を走った経験を持つメンバーばかりで、ベンダー目線だけでなく本当の意味でのユーザ目線を併せ持っています。

そのためいずれの事業においてもユーザ様のお悩みごとは自らの経験を基にして瞬時に本質を突き、最適なご提案やトレーニングをご提供いたします。

MOVEDは今日も自己実現のきっかけづくりを社内外に展開しています。


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kintoneで困りごとがあったとき、プラグインを導入するのは有効な解決法です。

しかし、「数が多すぎてどれを使えばいいのか分からない」「どんなプラグインがリリースされているのか分からない

というお悩みや疑問に突き当たってしまうことは多いと思います。

ですが、この記事を読めば、弊社のプラグインの種類と、その機能を理解することができます。

特に、今回の記事は「アプリ間のレコードコピーを便利にしたい、まとめて行いたい」「マスタアプリのレコードが更新されたときに、関連アプリのレコードもまとめて更新を行いたい」という方は必見です!

弊社の代表が要点を抑えて解説いたしますので、すぐに機能や使い方を把握することができます。ぜひ最後までチェックしてみてください!

Crenaのkintoneプラグインについて

Crenaでは、約30種類のkintoneプラグインを提供しております。

そして、弊社のプラグインは、以下の5種類にカテゴリ分けを行うことができます。

今回の記事では、「レコード操作系」のプラグイン、その中でも

  • アプリ間レコードコピー
  • アプリ間レコード一括コピー
  • アプリ間レコード更新
  • アプリ間レコード一括更新

について、解説を行います!

レコード操作系プラグイン
アプリ間レコードコピー アプリ間レコード一括コピー アプリ間レコード更新 アプリ間レコード一括更新
テーブルデータ転送
(後編でご紹介)
テーブルデータ一括転送
(後編でご紹介)
複数レコードテーブル作成
(後編でご紹介)

 

①:アプリ間レコードコピープラグイン

まず、最初にご紹介させていただくのは、アプリ間レコードコピープラグインです。

アプリ間レコードコピープラグインでは、レコード情報を同じアプリ内、または別のアプリ間で簡単にコピーすることができます。

コピーするタイミングやフィールド、条件を自由にカスタマイズすることも可能です。

 

活用事例 & 機能紹介

今回は「問い合わせ管理アプリで、クレームのものだけ、クレームアプリに登録をしたい」という場合を考えてみます。

このような運用を行う場合、「問い合わせ種別がクレームだったら、アプリアクションボタンを押して登録を行う」という方法が一般的です。

ですが、この方法だと「ボタンを押し忘れてしまう」というミスが多発してしまいます。

 

そんなとき、活躍してくれるのがアプリ間レコードコピープラグインです!

先ほどの問い合わせアプリで、アプリ間レコードコピープラグインの追加と設定を行い、保存ボタンを押せば……

上記のように、自動でクレームアプリにレコードが保存されるようになりました!

 

条件付きコピー機能

あるフィールドの値が特定の条件を満たしている場合にのみ、そのレコードをコピーするように設定することができます。

今回の例では、問い合わせ種別がクレームのときに、レコードコピーをするように設定を行いました!

 

固定値入力機能

レコードコピー時にコピー元のレコードに固定値を入力することができます。

今回の例では、コピー作成時に、元の問い合わせ管理のレコードに「クレーム作成:済」と入力されるように設定を行いました。

これにより、先ほどの条件付きコピー機能と組み合わせることによって「クレーム作成が済でないとき自動コピーを行う(済のときは自動コピーしない)」という設定を行うことが可能です。

データの二重登録を自動で防げるのも嬉しいポイントですね。

 

コピータイミング機能

レコードをコピーするタイミングを選択することができます。

追加時・編集時はもちろん、削除時にコピーを行うことも可能なので、プラグインを使ってデータをバックアップしておくという利用法も考えられますね!

 

コピーマッピング情報設定

「どのアプリにコピーを作成するのか?」

「元アプリのどの項目を、コピー先アプリのどの項目にコピーするのか?」

という設定を行うことができます。

 

アプリ間レコードコピープラグインについてもっと詳しく知りたい方はこちらから!

活用事例

関連ブログ

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⇨ 自分の環境でアプリ間レコードコピープラグインを使ってみる!

 

②:アプリ間レコード一括コピープラグイン

2番目に紹介させていただくのは、アプリ間レコード一括コピープラグインです。

アプリ間レコード一括コピープラグインは、特定のアプリのレコード情報を元に別アプリのレコードを一括でコピーすることができます。

コピーしたいフィールドや条件を指定することも可能です。

先ほどのアプリ間レコードコピープラグインの一括バージョンだと考えていただければ、分かりやすいと思います!

 

活用事例 & 機能紹介

今回想定するのは、「会社の契約を管理するアプリ」です。

「どんな取引先と、どんな契約を結んでいるのか?」というデータを管理しています。

ここから、「この契約を元に、毎月売上アプリに売上レコードを登録して、売上アプリで分析を行いたい」という要望について考えてみましょう。

このとき、一般的には「契約アプリからCSVを掃き出して、売上レコードにCSVを取り込む」という方法が想定されます。

ですが、この方法は手間がかかって、なかなか大変ですよね。

こんなとき、この作業を簡単にできるのがアプリ間レコード一括コピープラグインとなっております!

 

① まずは、売上を計上する月の一覧を選択します。今回は4月と仮定しましょう

 

② アプリ間レコード一括コピープラグインの売上作成ボタンをクリックします

 

③ そうすると、以下のようなポップアップ画面が現れます。

ここでは、これから作成する売上レコードに固定値を入力することができます固定値入力機能)。

「売上日」「入金月」「請求日」「入金予定日」「期日」のデータを入力していきましょう。

 

④ 固定値の設定が完了したら、OKボタンをクリックします。

すると、以下のように、売上レコードをまとめて作成することができました!

簡単にスグ作成できるので、業務の効率化やデータ分析を推し進めることができますね。

 

ボタン名設定・ボタンを表示する一覧の選択機能

一括コピーを行うボタン名の設定をすることができます。

また、ボタンを表示する一覧を選択することができます。

「関係ない一覧でボタンを出さない」「処理を実行されたら困る一覧(全データなど)でボタンを出さない」という設定を行うことにより、ミスやトラブルを防止することが可能です。

 

固定値入力機能

レコードをコピーするとき、指定したフィールドに固定値を入力することができる機能です。

先ほどの売上レコード一括作成でも活躍しましたね!

 

コピー元レコード値設定機能

レコードコピー時に、コピー元のレコードに固定値を入力することができる機能です。

コピー元のレコードに「済」などの固定値を入力することで、処理済のレコードと、未処理のレコードを分別することが可能です。

これにより、二重処理などのトラブルを防止することができます。

 

実行可能ユーザーの設定機能

実行可能なユーザーを指定することができます。

ボタンが表示されるユーザーを指定することにより、「担当外の人が間違ってボタンを押してしまった」などのトラブルを防止することが可能です。

 

アプリ間レコード一括コピープラグインについてもっと詳しく知りたい方はこちらから!

活用事例

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⇨ 自分の環境でアプリ間レコード一括コピープラグインを使ってみる!

 

③:アプリ間レコード更新プラグイン

3番目に紹介させていただくのが、アプリ間レコード更新プラグインです。

アプリ間レコード更新プラグインは、特定のフィールド値が一致するレコードの内容を更新することができます。

更新するタイミングやフィールド、条件を自由にカスタマイズすることも可能です。

先ほど紹介した前半2つのプラグインは「コピー」でしたが、これから紹介する後半2つは「更新」のプラグインになります。

 

活用事例 & 機能紹介

今回想定するのは、「取引先の情報を管理するアプリ」です。

そして、下の関連レコードには、取引先に紐づく「取引先関係者アプリ」に登録されているレコードが表示されています。

このように「取引先マスタ」と「取引先関係者」のような構成で、データの管理を行っている方は多いはずです。

そして、こんなとき問題になるのが、マスタデータの変更です。

例えば、今回はマスタアプリで、「旭化学株式会社」という社名を「あさひ化学株式会社」に変更した場合を考えてみましょう。

通常こういった場合は、それに紐づくデータ、すなわち「取引先関係者アプリ」に登録されている社名データは、1つ1つ手作業で変更しなければなりません。

これは大変非効率です。

ですが、このようなときはアプリ間レコード更新プラグインが活躍します!

 

プラグインの追加と設定を行い、取引先マスタアプリで「旭 → あさひ」の変更を行った後、保存ボタンを押せば…

以下のように、自動で関連レコードの取引先名データ(取引先関係者アプリのデータ)も「旭 → あさひ」に変更が行われました!

もちろん、「電話番号」や「住所」といったデータも、自動更新を行うことが可能です!

 

更新タイミングの設定機能

更新のタイミングを

  • ボタンクリック時
  • レコード追加画面で保存時
  • レコード編集画面で保存時

から選択することができます。

 

空白の上書き制御機能

更新元項目の値が空白の場合、更新先項目を空白で上書きするか否か設定することができます。

「上書きしない」という設定を行うことにより、「間違えて空のデータで更新を行ったことで大事なデータが消えてしまった!」というトラブルを防ぐことが可能です。

 

条件付き更新機能

あるフィールドの値が特定の条件を満たしている場合にのみ、そのレコードを更新するように設定することができます。

例えば、保存を行うたびに更新が行われたら困るので、「チェックボックスにチェックが入っているときのみ、自動更新を行う」などの運用が可能です!

 

アプリ間レコード更新プラグインについてもっと詳しく知りたい方はこちらから!

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⇨ 自分の環境でアプリ間レコード更新プラグインを使ってみる!

 

④:アプリ間レコード一括更新プラグイン

最後にご紹介するのは、アプリ間レコード一括更新プラグインです。

アプリ間レコード一括更新プラグインは、特定のフィールド値が一致するレコードの内容を一括で更新することができます。

更新するタイミングやフィールド、条件を自由にカスタマイズすることも可能です。

3番目に紹介した「アプリ間レコード更新」の一括バージョンになります!

 

活用事例 & 機能紹介

今度は、先ほどの取引先マスタアプリの一覧画面を開きます。

ここで、複数のレコードの情報が変わったとしましょう。

例えば、「他のシステムで取引先管理を行っていて、定期的にkintoneをCSVで更新する」という運用を行っている場合は、よくあるパターンですね。

こんなとき、関連レコードをまとめて更新できるのが、アプリ間レコード一括更新プラグインになります!

 

プラグインの追加と設定を行い、一覧画面の一括更新ボタンをクリックすれば…

以下のように、まとめて関連レコードのデータを更新することができました!

 

機能紹介

機能については、これまでのプラグインとほぼ同様になります。

  • 空白の上書き制御
  • 固定値入力
  • 更新元レコード値入力設定
  • プラグインインポート/エクスポート
  • 実行可能ユーザーの設定
  • 完了ポップアップ非表示設定

を行うことが可能です!

 

アプリ間レコード一括更新プラグインについてもっと詳しく知りたい方はこちらから!

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まとめ

それでは今回の内容をまとめていきます!

今回はレコード操作系プラグイン

  • アプリ間レコードコピープラグイン
  • アプリ間レコード一括コピープラグイン
  • アプリ間レコード更新プラグイン
  • アプリ間レコード一括更新プラグイン

をご紹介させていただきました。

アプリ間レコードコピープラグイン

レコード情報を同じアプリ内、または別のアプリ間で簡単にコピーすることができます。

⇨ 自動コピーによって、人為的なミスやトラブルを防止します!

アプリ間レコード一括更新プラグイン

特定のアプリのレコード情報を元に別アプリのレコードを一括でコピーすることができます。

⇨ 「契約アプリ → 売上アプリ」などの作業がスグ簡単にできるようになるので、業務の効率がUPします!

アプリ間レコード更新プラグイン

特定のフィールド値が一致するレコードの内容を更新することができます。

⇨ マスタアプリを更新すると、関連アプリのデータも自動更新されるようにできるので、ムダな手作業が減り、業務を効率化することができます!

アプリ間レコード一括更新プラグイン

特定のフィールド値が一致するレコードの内容を一括で更新することができます。

⇨ マスタアプリの一覧画面から、関連するレコードをまとめて更新できるので、CSVを読み込んだときなどに活躍します!

今回ご紹介した4つのプラグインを導入すれば、アプリ間のレコード連携がぐーんとパワーアップし、業務の効率化を一気に推し進めることができます。

アプリ間のレコードコピーを便利にしたい、まとめて行いたい」「マスタアプリのレコードが更新されたときに、関連アプリのレコードもまとめて更新を行いたい

という方は、ぜひ導入をご検討ください!

 

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もちろん、今回ご紹介いたしました4つのアプリ間レコード操作プラグインも体験可能です。

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今回解説を行った動画はこちらから!

 

それでは、今回は当社のレコード操作系プラグインの中から

  • アプリ間レコードコピープラグイン
  • アプリ間レコード一括コピープラグイン
  • アプリ間レコード更新プラグイン
  • アプリ間レコード一括更新プラグイン

のご紹介をさせていただきました。

最後までお読みいただきありがとうございました。


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