【Notion】会議時間を減らすためのMeetingページを作りました

はじめに

進捗状況の確認や、作った成果物のレビューなどチームでプロジェクトを進めるなかで必ず発生するのは会議です。しかし、会議では進捗状況を確認するのに時間が長引いたり、無駄な話が始まったり、無駄に多くの時間をかけてしまいがちです。私達も定期的に会議をしていますが、なかなか時間通りに会議が終わらずに各自の作業時間が減りがちになっていました。

そこで今回は、Crenaで実際に導入している会議の進め方の紹介をしたいと思います。
※今回はNotionを使ったページを紹介しています。Notionについてまだよくわからない方はこちらの記事を読んでからだとスムーズに理解できると思います。

2021.04.11

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現状分析

会議で起きていた問題

私達はNotionを使って進捗状況の共有をしています。
以前の進め方はこんな感じでした。

1. プロジェクトページへ移動
   
2. プロジェクトごとのタスクを見て進捗確認
   
3. ホームの画面に戻る
   １〜３をプロジェクトの数だけ繰り返す
4. なんとなく気になったことを共有

このような会議を続けていましたが、なかなか会議が時間通り（Crenaだと１時間）に終わらずにいました。どうして時間どおりに終わらないかを、実際の進め方を観察しながらどこが悪いのかをチェックしたところ、問題点としては３つ挙げられました。（実際もっと多い気がしますがここでは３つだけにします）

1. ページ移動が多い
2. 目的以外の話をしてしまっていた
3. そもそも時間をあまり意識していない

ページ移動が多い

先程紹介した進め方を見るともうお気づきの方もいるかと思いますが、以前のやり方はページの移動が多すぎました。HOME→Projectページ→HOME→Projectページ…といったように毎回戻ったりする必要があり無駄に時間がかかりました。
またページ移動が多いと、会議に参加しているみんなが開いているページがずれてきます。そのため他の人が話している内容に集中できず話を聞きそびれたり、何度も聞き直したりと無駄な時間が多くなっていました。

目的以外の話をしてしまっていた

会議を進める上で議題について話を進めると思いますが、議題以外の話に逸れてしまうことが多かったです。
例えば進捗会議の場合だと目的は「進捗を共有すること」ですが、中身の設計について話し合ったり（いわゆる設計レビュー）しがちでした。進捗会議は全員参加イベントなので、関係のないメンバーはただ待っているだけの時間になっていました。

そもそも時間をあまり意識していない

時間を減らそう減らそうと単純に思いがちでしたが、そもそも会議中に時間を意識せずに進めているところがあったように感じました。就活のグループディスカッションだとタイムキーバーがいますが、自分たちは誰もタイムキーバー役がいなかったので時間を意識せずに話していることがありました。

解決方針

会議での３つの問題を解決するためにどうすればよいのか検討し、各問題に対しての方針を決めました。

1. ページ移動が多い

   会議で開くページを１つにする

2. 目的以外の話をしてしまっていた

   進め方（フロー）を決めて、進捗状況のみを語る

3. そもそも時間をあまり意識していない

   時間を図る＆すぐに時間が見えるようにする

この方針をもとにNotionで新しく会議のためのページを作成しました。

Meetingページ紹介

それではNotionで新しく作ったMeetingページを紹介します。Meetingに必要な情報はすべてこのページで見えるようにリンクドデータベースを使って表示させています。

一番上の右側にはIndifyという外部サービスを使って時計を埋め込み表示させてすぐに時計が見えるようにしています。「時計はPCにもついてるじゃん！」っていう意見もあるかと思いますが、会議を進める上での焦点となる位置により近い箇所に配置することで視界に入りやすくなり見ようとしなくても見えるようにしています。
（あくまでも個人の体感ですが、MacだとPCの上側のバーの時計よりも見ます。）

Indify – Notion Widgets

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Meetingページ

ページ構成としては大きく６つにわかれていて、それぞれ順番をつけてそのパートごとに進捗会議を進めていきます。それぞれのパートごとに目安の時間を書き込んで会議が時間どおりに、各パートが時間通りに終わるようにしています。

1. 開始時刻を入力
2. アクションアイテムの確認
3. タイムカード入力確認
4. 期限切れタスクの確認
5. タスク進捗確認
6. クロージング

開始時刻を入力

まず会議が始まったらEventデータベースにイベントを追加し、開始時刻を入力します。
※Eventデータベース…ミーティングや予定をいれておくためのデータベース

アクションアイテムの確認 / タイムカードの入力確認

会議のはじめに前回の会議でのアクションアイテム（会議で決まったやること）が完了しているかをチェックします。
次にルーティン作業のタイムカード入力ができているかを確認しています。タイムカードの入力チェックは各担当者が一週間どんなことをしていたのかが見える副効果もあります。

期限切れタスクの確認

タスクDBのリンクドデータベースを設置し、期限（Deadline）とStatusでフィルタをかけて期限切れのタスクを表示させています。
作業が間に合わずに期限が切れてしまったタスクは再計画を立てて期限を更新していきます。

タスク進捗確認

メインとなるタスクの進捗確認は上部にPhaseのDB、下部にTaskのDBを配置してプロジェクト全体計画（マクロな視点）とタスクごとの進捗（ミクロな視点）が一緒に見えるようにしています。

会議では各タスクの進捗だけを話すようにして、細かな設計に関しては関係者だけで別途レビューを設定するようにしています。

クロージング

会議の最後に、ActionItemの確認と終了時間を入力します。

導入した結果・効果

だいたい１時間で終わるようになった

時間を図っていて実際の時間をグラフにしてみました。横軸の日付は会議日、縦軸は時間です。慣れていない最初の1/23と議題が多かった2/6以外は１時間以内で終わるようになりました。特に1/29、2/11はほぼ１時間なのでかなり時間を意識していながら会議を進められていることがわかります。

おわりに

今回はどこの会社でも必要不可欠なイベントの会議について効率化するための方法を紹介しました。こんな感じで他にも会社で実際に導入していることはどんどん紹介していきます。
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